Zeiterfassung ist heute ohne Zeiterfassungssysteme Software nur schwer vorstellbar. Welche Unterschiede im Bereich der Funktionen, der Anwenderfreundlichkeit und beim Preis bestehen, haben wir für Sie analysiert.

Zeiterfassungssysteme Software - Funktionen & Anwendungen

Benötigt man überhaupt eine Software für Zeiterfassung?

Grundsätzlich ist das Erfassen von Arbeitszeiten nicht an den Einsatz einer Software für Zeiterfassung gebunden. Auch Stempeluhren mit Stempelkarten, einfache Excel-Listen und sogar simple handschriftliche Notizen können den gesetzlichen Anforderungen einer Aufzeichnung der Arbeitszeiten entsprechen.

Wer sich aber mit dem Thema Zeiterfassung etwas genauer auseinandersetzt, wird sehr bald erkennen, dass gerade in Österreich das einfache Aufzeichnen der täglichen Beginn- und Endzeiten des Arbeitstages nicht den Anforderungen einer praktikablen Zeiterfassung entspricht.

Gesetze zur Zeiterfassung und Anforderungen im Betrieb

Sowohl die anzuwendenden Gesetze (z.B. das Österreichische Arbeitszeitgesetz - AZG und das Einkommensteuergesetz – EstG), als auch die betrieblichen Bedürfnisse erfordern mehr Informationen als die Zeitpunkte täglichen Kommens und Gehens.

Ohne hier auf sämtliche Aspekte von Zeiterfassung eingehen zu wollen, sei beispielsweise auf die Erfassung von Abwesenheiten (also z.B. Urlaub, Krankheit, etc.) oder die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten hingewiesen. Eine leistungsfähige Zeiterfassungssystem Software kann dieser und vielen weiteren Anforderungen ansprechen.

Wodurch unterscheiden sich die einzelnen Software-Lösungen für Zeiterfassung?

Für potenzielle Anwender einer betrieblichen Software für Zeiterfassung gibt es einige wesentliche Auswahlkriterien:
  • Anwendungsmodule: Werden lediglich Basics wie Anwesenheitszeit Erfassung benötigt, oder weitere Module wie Personaleinsatzplanung (Urlaubsplanung- und Genehmigung bzw. Workflow), Zutrittskontrolle, Auftragszeiterfassung, Projektzeiterfassung etc.?
  • Berechnungs- und Auswertungsfunktionen: Welche Möglichkeiten bietet die Software für Zeiterfassung, um Arbeitszeitmodelle abzubilden und bestimmte Berechnungen auf Basis der betrieblichen Vorgaben durchzuführen? Gerne wird hier als Beispiel die in Österreich geltende „Blockzeit -Regelung" genannt. Diese Bestimmung des EStG regelt die Auszahlung von steuerfreien oder steuerpflichtigen Zuschlägen für Nacht-Arbeit in Abhängigkeit der Arbeitszeiten, die nach 19:00 Uhr getätigt werden.
  • Benutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassungssysteme Software so gestaltet, dass Anwender und Nutzer mit vertretbarem Aufwand wichtige Einstellungen, Eingaben, oder Auswertungen selbst vornehmen können? Oder wird dafür Support vom Lieferanten benötigt?
  • IT-Kompatibilität und Anforderungen Passt die Software zur Zeiterfassung in die IT-Infrastruktur des Betriebes (Betriebssystem, Datenbanken, Browser, Rechner- und Serverleistungen)? In diesen Bereich fallen auch Schnittstellen zu anderen Systemen, wie z.B. die Lohnverrechnung oder ein vorhandenes PPS System.
  • Preis- und Lizenzmodell Natürlich sind die Kosten einer Lösung immer ein wesentlicher Entscheidungsfaktor. Gerade bei der Zeiterfassung sollte man sich aber nicht von scheinbar günstigen Lizenzpreisen locken lassen! Es sollte hier immer auch die sogenannte „Total Cost Of Ownership“ in die Entscheidung mit einbezogen werden. Insbesondere allfällige Kosten für Wartung, Support, Updates und Hotline müssen berücksichtigt werden. Software für Zeiterfassung wird heute auch als Online-Zeiterfassung oder Cloud-Lösung angeboten. In diesem Fall ist zu prüfen, wie sich die laufenden Kosten bei allfälliger Veränderung der Basisgrößen (meist die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter) in beiden Richtungen verändern.

Das Angebot an Zeiterfassungssystem Software ist in Österreich groß und vielfältig.

Im Auswahlprozess ist es oft hilfreich und ökonomisch, die Beratung durch neutrale Experten in Anspruch zu nehmen.

ZEIT+BDE Consult nimmt Ihnen die Entscheidung nicht ab. Wir machen sie Ihnen aber leichter!

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