Zeiterfassungssysteme auswählen ist gerade in Österreich keine leichte Aufgabe. Hier finden Sie die besten Tipps.

In Österreich stehen mehr als hundert Zeiterfassungssysteme zur Auswahl.

Über einhundert System- und Lösungsanbieter gibt es am Österreichischen Markt für Zeiterfassung. Die breite Palette reicht vom kleinen Branchenspezialisten bis zum weltweit größten Anbieter betrieblicher Standardsoftware (SAP). Die richtige Entscheidung zu treffen ist eine schwierige Angelegenheit. Eine sorgfältige Auswahl und Beratung lohnt sich daher für jeden Betrieb, jedes Unternehmen und jede Organisation auf der Suche nach der besten Lösung für Zeiterfassung.

Worauf kommt es bei der Auswahl einer Zeiterfassung an?

Zeiterfassung ist bekanntlich weit mehr als die reine Dokumentation der Kommt- und Geht-Zeiten der Mitarbeiter. Diese Erkenntnis erlangen aber viele Nutzer der Zeiterfassungssysteme erst, nachdem die Wahl bereits getroffen und viel Zeit und Geld investiert wurde.

Eine genaue Definition der Funktionen und der Ziele, die das Zeiterfassungssystem erfüllen muss, ist der wichtigste Schritt vor der Anschaffung und Implementierung einer Zeiterfassung. Die Zieldefinition hängst natürlich sehrt stark von den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen und den innerbetrieblichen Vereinbarungen ab. Es gilt daher zu prüfen, ob es im Betrieb klare Regelwerke und entsprechende Dokumentationen zum Thema Arbeitszeit gibt. Das gilt sowohl für Betriebe mit fixen Arbeitszeiten als auch für solche, die Gleitzeitvereinbarungen haben.

Funktionen und Ziele der Zeiterfassung definieren

Sehr oft wird auch auf das Thema Teilzeit vergessen. Denn gerade bei Teilzeitmitarbeitern ist es für eine effiziente Nutzung des Zeiterfassungssystems unerlässlich, die täglichen Soll-Arbeitsstunden klar zu definieren und zu prüfen. Insbesondere, wenn es um Beschäftigte mit vergleichsweise wenig Wochenstunden und flexibler Arbeitszeitgestaltung geht.

Zur Zieldefinition gehören auch allfällige Schnittstellen mit Komplementärsystemen (Zutrittskontrolle, Lohnverrechnung, Auftragsbearbeitung, etc.). Ebenso sollte die IT-Infrastruktur auf allfällige Restriktionen für die Zeiterfassung geprüft werden.

Neben der rechtzeitigen Definition der Ziele und Funktionen der Zeiterfassung müssen auch die internen und externen Ressourcen für die Anschaffung und v.a. für den laufenden Betrieb des Systems geklärt werden. Deshalb sollten alle in Frage kommenden Zeiterfassungssysteme einer "Total Cost of Ownership" Analyse unterzogen werden. Viele Zeiterfassungs-Anbieter profilieren sich durch geringe Lizenzgebühren oder geringe Nutzungskosten (insbesondere, wenn es sich um eine Online- oder Cloud-Lösung handelt). Siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/online-arbeitszeiterfassung

Das beste System nutzt nichts, wenn der Anwender damit alleine gelassen wird!

Zeiterfassung ist eine Anwendung, die laufend Adaptionen, Erweiterungen und Pflege erfordert. Darum müssen auch Kosten für externe Betreuung und Wartung rechtzeitig ermittelt werden. Hierbei gilt es auch zu prüfen, wie viel Ressourcen seitens des Anbieters für laufenden Support zu Verfügung stehen und ob es entsprechende Absicherungen dafür gibt.

Externe Beratung macht sich bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem sehr schnell bezahlt.

Man muss nicht immer alles selbst machen.

Für die Herausforderung „Zeiterfassungssysteme auswählen“ gibt es externe Beratung und kompetente Hilfe. Nutzen Sie die Option eines unverbindlichen Angebots!

https://www.zeiterfassung-bde.at/beratung-zu-den-themen-zeit-und-betriebsdatenerfassung/