Für die Planung, Verwaltung und Dokumentation von „Besuchern“ eignen sich sehr oft Module der bestehenden Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.
Die Planung, Dokumentation und Kontrolle von Besuchern in einem Unternehmen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:
  • Manuelle Erfassung in Papier-Listen
  • Eigenes Besucherverwaltungsprogramm
  • Zusatzmodul zu anderen Programmen
Sehr oft wird bei der Planung einer „Digitalen Besucherverwaltung“ übersehen, dass unter Umständen das vorhandene Zeiterfassungs-/ Zutrittsprogramm über ein Zusatzmodul für Besucherverwaltung verfügt. Am folgenden Beispiel einer Softwareanwendung für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle soll hier ein kurzer Überblick über diese Option gegeben werden. Verwaltung eines Besucherstammes: Es können die persönlichen und die Firmendaten eines Besuchers erfasst werden, wobei hier zu Beispiel die Identifikation durch einen Personalausweis vermerkt wird. Bild 3 Firmendaten: Bild 4 In weiterer Folge kann der Besucher auch der Person zugeordnet werden die besucht wird und ein Besuchsgrund angegeben werden. Für jeden Besucher kann ein sogenannter Besucherschein oder eine Besucherkarte ausgedruckt und individuell gestaltet werden. Es besteht auch die Möglichkeit für den Besucher ein Wlan – Ticket auszustellen, damit er für den Zeitraum seines Besuches die Möglichkeit einer Internetnutzung  hat. Unter der Voraussetzung, dass auch eine elektronische Zutrittskontrolle installiert ist, kann man für den Besucher natürlich auch Zutrittskarten für das Firmengelände erstellen, mit welchen der Besucher die entsprechenden freigegeben Türen oder Drehkreuze betreten kann. Hierbei ist es wichtig, dass diese Zutritte nur im Zeitraum des tatsächlichen Besuches gültig sind, das heißt, minutengenaue Überwachung der Türen und Drehkreuze. Über die Auswertung im Besucherstamm können sowohl die bisherigen als auch die geplanten Besuche der Person überprüft werden. Bild 5 Es steht natürlich auch ein Kalender zur Verfügung, in welchem man übersichtlich alle Besucher in ausgewählten Perioden anzeigen kann. Bild 6 Alle diese Möglichkeiten stehen bei einer modernen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit den entsprechenden Zusatzmodulen zur Verfügung. Damit kann ein effizientes Besuchermanagement aufgebaut werden das sowohl den Besuchern, als auch den administrativen Mitarbeitern (Empfang, Portier, Sekretariat) Zeit und Mühe spart.