Unter WORKFLOW (auf Deutsch: Arbeitsablauf) versteht man allgemein die Definition der Abfolge von Aktivitäten in einer betrieblichen Organisation. In der EDV-Praxis bedeutet WORKFLOW jedoch eine Softwarelösung, die in einem Unternehmen Entscheidungswege an denen mehrere Personen beteiligt sind abbildet und einen „papierlosen“ Prozess ermöglicht. Zeiterfassung und Workflow sind eine sinnvolle Ergänzung.
Was hat nun ein WORKFLOW im Bereich Zeiterfassung/Zeitwirtschaft für eine Bedeutung?
  • Eine moderne Softwarelösung für Zeiterfassung im betrieblichen Umfeld erfasst nicht nur die Anwesenheitszeiten (Kommen / Gehen) von Mitarbeitern, sondern auch geplante und nicht geplante Abwesenheiten. - Zumindest die Planung und Verwaltung von Urlauben betrifft jedes Unternehmen.
  • Arbeitszeitregelungen mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) erfordern die Erfassung von „Mehr-„ und „Weniger-Stunden“.
  • Die Erfassung und Bewertung von Überstunden, Mehrarbeit, Leistungslöhnen und anderen Parametern für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt ebenfalls in guten Zeiterfassungslösungen.
Alle diese Faktoren erfordern in einem Unternehmen Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse auf Basis der ermittelten und berechneten Ergebnisse des Systems.
  • In der Regel werden Urlaube oder andere Abwesenheiten von Mitarbeitern (Dienstreisen, etc.) vor Antritt einem Planungs- und Genehmigungsprozess unterzogen.
  • Ebenso wird in der Regel ein „Konsum“ von Gutstunden, der über das vereinbarte Gleitzeitmodell hinaus geht (Zeitausgleichs-Tage) einem Planungs- und Genehmigungsprozess unterzogen.
  • Auch die Leistung und Auszahlung zeitvariabler Lohn- und Gehaltsbestandteile (z.B. Überstunden) erfordert einen  Genehmigungsprozess.
Das Modul WORKFLOW einer Softwarelösung für Zeiterfassung erlaubt die Abbildung dieser Prozesse, da alle relevanten Daten für den Planungs- und Genehmigungsprozess im System vorhanden sind. Mitarbeiter Stammdaten, Zeitsalden, konsumierte und geplante Urlaube, Urlaubsansprüche sind in der Regel in jedem System vorhanden. Mit dem Modul WORKFLOW werden also vor allem Anträge von Mitarbeitern elektronisch abgefasst und dem oder den zuständigen Entscheidungsträger(n) elektronisch - in der Regel per Email -  übermittelt (siehe unten am Beispiel einer Anwendung). Bild 1 Der oder die Entscheidungsträger haben im Zeiterfassungssystem Zugriff auf alle relevanten Daten. Entscheidungen können daher direkt im System dokumentiert und den Betroffenen Mitarbeitern auf elektronischem Weg mitgeteilt werden. Aus dem Modul WORKFLOW ersieht der Entscheidungsträger alle offenen und erledigten Genehmigungsprozesse (siehe Beispiel-Anwendung). Bild 2