Unter Zeiterfassung Software versteht man Software, die für die Erfassung, Berechnung und Auswertung der Daten einer Zeiterfassung eingesetzt wird.

Zeiterfassung Software = Zeiterfassungsprogramm

Die Frage, ob für den Betrieb einer Zeiterfassung eine Software zwingend notwendig ist, haben wir bereits erörtert (u.a.: https://www.zeiterfassung-bde.at/software-fuer-zeiterfassung/). In diesem Beitrag wollen wir auf die unterschiedlichen Ausprägungen von Zeiterfassung Software hinweisen.

Was muss eine Zeiterfassung Software können?

Die Antwort auf diese Frage hängt natürlich stark von den Bedürfnissen des Anwenders ab. Hier reicht das Spektrum von der einfachen Dokumentation der Arbeitszeiten für den Arbeitsinspektor bis zur Integration in andere betriebswirtschaftliche Software Lösungen: z.B. Produktions- und Auftragsplanung, Dienst- und Personaleinsatzplanung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, etc.

Aber auch die einfachste Anforderung (Erfüllung der Aufzeichnungspflicht) bedeutet, dass die Zeiterfassung Software die erfassten Kommt- und Geht-Zeiten gemäß der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen berechnen und bewerten muss. Das Programm muss beispielsweise erkennen, ob aufgrund der „gestempelten" Arbeitszeiten die vereinbarten Arbeitszeiten innerhalb bestimmter Perioden über- oder unterschritten werden. Auch, ob aufgrund dieser Berechnungen und der gesetzlichen Bestimmungen Mehr- oder Überstunden zur Abrechnung gelangen.

Zeiterfassung Software muss daher in der Lage sein, jedem Mitarbeiter (Arbeitnehmer) ein Zeit-Modell zuzuordnen, in welchem die vereinbarten Sollzeiten abgebildet werden. Daraus ergibt sich zwangsläufig, dass die Zeiterfassung Software die allfälligen täglichen, wöchentlichen und monatlichen Abweichungen ausweist und in entsprechenden Tabellen, Datenbanken oder Konten speichert!

Personalstamm

Kern jeder Zeiterfassung Software ist der Personalstamm. Hier müssen neben den Personalien jedes Mitarbeiters alle relevanten Daten und Parameter der Zeiterfassung ersichtlich sein. Dazu zählen neben den vereinbarten, täglichen und wöchentlichen Soll-Arbeitszeiten natürlich auch diverse Ansprüche wie der jährliche Urlaub, Sonderfeiertage, die innerbetriebliche Eingliederung (Kostenstelle, Vorgesetzte, Vertretungen usw.).

Wer sich schnell ein Bild von der Qualität einer Zeiterfassung machen möchte, sollte daher zuerst einen Blick auf den Personalstamm der Zeiterfassung Software werfen. Hier erkennt man sehr schnell, ob das Programm auch für Bedürfnisse geeignet ist, die über die reine Arbeitszeit Dokumentation hinausgehen.

Zeit-Modell

Für die effiziente Berechnung und Bewertung der tatsächlichen Arbeitszeiten muss, wie bereits erwähnt, jedem Mitarbeiter ein Zeit-Modell zugeordnet werden. Die Art und Weise, wie einfach und komplett ein solches Zeit-Modell im Zeiterfassungsprogramm definiert und angelegt werden kann ist ebenfalls ein wichtiges Qualitätsmerkmal von Zeiterfassungssoftware.

Auswertungen

Wir möchten hier nicht alle möglichen Sonderfunktionen auflisten, die das Österreichische Arbeits- und Steuerrechtrecht in Bezug auf Zeiterfassung erfordern kann. Doch wer einmal eine Zeiterfassung Software installiert und in Betrieb genommen hat, wird spätestens nach dem ersten Monatsabschluss erkennen, dass die integrierten Standard Auswertungen ein ganz wesentliches Merkmal des Programms sind.

Bekomme ich am Monatsende per Knopfdruck oder Klick alle relevanten Informationen? Oder müssen erst umfangreiche Operationen gestartet werden, um die gewünschten Listen zu bekommen?

Bedienerfreundlichkeit

Jede Zeiterfassung Software erfordert laufende Bedienung und Pflege. Nicht nur die Personal-Fluktuation erfordert neue Eingaben in der Zeiterfassung. Auch jeder Krankenstand, jede ungeplante Änderung vereinbarter Arbeitszeiten und natürlich die Dokumentation von Urlaubstagen, Arztbesuchen oder sonstigen Abwesenheiten muss im Zeiterfassungsprogramm erfasst werden können!

Bei der Auswahl von Zeiterfassung Software sollte aus diesen Gründen auch die sogenannte Menüführung des Computerprogramms genau evaluiert und berücksichtigt werden. Die Usability oder Bedienerfreundlichkeit der Software stellt unserer Meinung nach ein oft unterschätztes Qualitätsmerkmal dar.

Bevor Sie sich also in Ihrem Unternehmen für eine bestimmte Zeiterfassungssoftware entscheiden, checken Sie noch einmal alle wichtigen Anforderungen gewissenhaft durch! Im Zweifelsfall setzen Sie auf die Beratung unserer Experten für Zeiterfassung.

ZEIT + BDE CONSULT bietet Ihnen neben umfangreichen Informationen und konkreten Suchfunktionen zu Anbietern und Programmen immer auch die Möglichkeit einer persönlichen Beratung!