Für die effiziente Einführung einer IT-basierten Zeiterfassung ist auch ein professionelles Projektmanagement notwendig und empfehlenswert.

Die Implementierung einer IT-basierten Zeiterfassung sollte immer als eigenes Projekt verstanden werden.

 

Egal, ob Sie in Ihrem Unternehmen ein bestehendes System ersetzen oder ob Sie erstmals eine IT-basierte Zeiterfassung einführen: Sie sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass damit ein Projekt verbunden ist, welches Zeit und Ressourcen erfordert!

Unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Anwender unmittelbar nach der Inbetriebnahme einer IT-basierten Zeiterfassung unzufrieden sind. Viele machen dafür den Lieferanten, bzw. den Hersteller der Hard- und Software der Zeiterfassung dafür verantwortlich.

Tatsächlich kommt es immer wieder vor, dass die gewählte Lösung die eigentlichen Erwartungen nicht erfüllt oder gar nicht erfüllen kann. Ein kurzfristiger Wechsel des Anbieters ist dann fast immer mit hohen Kosten oder Rechtsstreitigkeiten verbunden und bindet zusätzliche Ressourcen. Ein kompetentes Projektmanagement bei der Implementierung der Zeiterfassung hätte dies verhindern können!

Sehr oft scheitert das Unterfangen nämlich nicht an der mangelnden Qualität oder Funktionalität des Systems, sondern einfach an der Kommunikation zwischen Anbieter und Anwender. Zeiterfassung ist ein komplexes Thema und bisweilen sind sich die Projektpartner (Anbieter-Anwender) bereits über die Bedeutung der Begriffe uneinig, bzw. verstehen unter bestimmten Begriffen unterschiedliche Dinge (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/begriffsdefinitionen-der-zeiterfassung/).

Oft scheitert das Projekt „Zeiterfassung“ an mangelnder Kommunikation und Vorbereitung.

Zusätzlich haben wir erkannt, dass gerade bei der Erstinstallation einer IT-basierten Zeiterfassung der eigene Ressourcenbedarf meist stark unterschätzt wird. Oft stellt sich auch erst bei der Implementierung einer gewählten Lösung heraus, dass im Unternehmen interne Regelwerke, Vereinbarungen oder Dienstanweisungen nicht genau genug definiert sind. Vor allem die Arbeitszeiterfassung setzt ebensolche, gewissenhaft durchgeführte Vorbereitungen voraus!

Wer letztlich für beobachtete Mängel verantwortlich gemacht werden kann, ist allerdings häufig eine müßige Frage. Leidtragender ist in jedem Fall der Anwender! Deshalb sollte die Einführung einer IT-basierten Zeiterfassung immer als eigenes Projekt gesehen und mit einem speziellen Projektmanagement verfolgt werden. Das gilt nicht nur für Großbetriebe, sondern ganz besonders auch für kleinere und mittlere Unternehmen.

Was umfasst das Projektmanagement für Zeiterfassung?

Wir wollen hier nicht die allgemeinen Merkmale von Projektmanagement neu erfinden oder zum x-ten Male anführen, denn dazu gibt es ausreichend Literatur. Beispielhaft sollen aber einige Punkte angeführt werden, die aus unserer Sicht unbedingt im Zeiterfassungs-Projektmanagement berücksichtigt werden müssen:
  • Zieldefinition der Ergebnisse einer Zeiterfassung
  • Klar definierte Vereinbarungen über die Arbeitszeit-Regelungen aller betroffenen Mitarbeiter
  • Schriftlich formulierte Leistungsanforderung als Basis einer Systemauswahl (insbesondere klare Definition der gewünschten Auswertungen und Schnittstellen zu Drittsystemen wie Lohnverrechnung, PEP, etc...)
  • Erhebung der relevanten IT-Infrastruktur (Welche internen und externen IT-Systeme sind betroffen?) und der jeweiligen Zuständigkeiten
  • Definition der Entscheidungskriterien für das Auswahlverfahren
  • Budgetplan
  • Schriftliche Festlegung der Ansprechpersonen zu spezifischen Themen auf beiden Seiten (Anwender und Anbieter)
  • Planung und Evaluierung der benötigten Ressourcen (Anwender und Anbieter)
  • Zeitplan: Teilprojekte - Meilensteine - Testphase(n) - Produktiveinsatz
  • Schriftliche Abnahmevereinbarung
All diese Punkte mögen selbstverständlich erscheinen. Unsere langjährige Erfahrung zeigt allerdings, dass Projekte zur Einführung oder Verbesserung von Zeiterfassung in vielen Unternehmen nicht mit der nötigen Sorgfalt umgesetzt werden.

Professionelles Projektmanagement kann zahlreichen Problemen vorbeugen und die Implementierung eines Systems zur Zeiterfassung vereinfachen.

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