Egal, welche Software Sie einsetzen.  Wichtig ist es, dass Sie die Zeiterfassung effizient anwenden.

Das Thema Zeiterfassung führt immer wieder zu betriebsinternen Konflikten. Mitarbeiter fühlen sich kontrolliert und beobachtet und die Manager bekommen nicht die Informationen, die sie sich eigentlich wünschen. Die Ursache für diese Situation liegt sehr oft in der nicht definierten Zielsetzung oder der fehlenden Qualifikation der Anwendung.

Die meisten Softwarelösungen für Zeiterfassung bieten eine Fülle von Möglichkeiten. Nur selten werden vom Anwender diese Möglichkeiten in vollem Umfang genutzt. Dies liegt oft daran, dass bei der Implementierung des Systems zu wenig in die Schulung der betreuenden Mitarbeiter investiert wird. Viele Verantwortliche vermuten, dass eine Zeiterfassung ein selbst erklärendes Programm ist, das ähnlich einer Office Anwendung für den Grundbedarf intuitiv bedient werden kann. Diese Vermutung ist aber ein Irrtum. Das Thema Zeiterfassung oder besser gesagt des Thema Zeitwirtschaft ist ein komplexes betriebswirtschaftliches Thema (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/zeiterfassung-zeitwirtschaft/).

Die Zeiten der reinen Anwesenheitskontrolle sind längst vorbei. Dafür kann man eine einfache elektronische Stempeluhr verwenden, die um wenige hundert Euro erhältlich ist. Zeiterfassung ist heute vor allem ein Informationssystem. Information für den Mitarbeiter genau so, wie Information für das Management und die Personalverwaltung. Ganz zu schweigen von den Optionen einer Betriebsdatenerfassung (BDE) im Produktionsbetrieb.

Wir wollen hier nicht alle Möglichkeiten anführen, die eine richtig eingesetzte Zeiterfassung bieten kann. Dazu reicht dieser Blog Beitrag sicher nicht aus. Voraussetzung für einen effizienten Einsatz eines Zeiterfassung-Systems ist jedenfalls, dass bereits vor der Anschaffung und Implementierung ein Ziel definiert wurde und dass es für das System einen Anforderungskatalog gibt.  Die richtige Lösung zu finden ist oft auch eine Frage der möglichen Erweiterungs-Optionen, des Preises und der Qualität der Hilfestellung des Anbieters für den Anwender. Welche Lösung auch immer gewählt wurde, das System wird niemals die Arbeit des Anwenders übernehmen oder ersetzen können.

Zeiterfassung bedeutet zum Unterschied zu vielen anderen HR-Anwendungen, dass fast täglich Pflegearbeit für das System erforderlich ist. Je höher die Mitarbeiterzahl eines Betriebes ist, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass täglich Eingaben eines System-Betreuers erforderlich sind. Dazu zählen z.B. Fluktuationsbedingten Eingaben (Neue Personalstammdaten, End-Abrechnung, etc.) und ungeplante Ereignisse (Krankenstände, Behörden- oder Arztwege, vergessene Buchungen, etc.).  Immer häufiger wird die Planungsfunktion einer Zeiterfassung zu einem der wichtigsten Elemente, die eine aktive Betreuung erfordern. Die Planung und Genehmigung von Urlauben und anderen Abwesenheiten ist hier nur ein Beispiel. Gerade bei Modellen flexibler Arbeitszeit und Schichtarbeit, wird eine effiziente Planung der Dienste ohne Zugriff auf die Daten der Zeiterfassung ineffizient ausfallen.

Auch, wenn die Arbeitszeit Regelungen in einem Betrieb relativ starr und rigide sind wird eine Zeiterfassung ohne laufende, kompetente Betreuung des Systems mehr Unzufriedenheit mit sich bringen, als Nutzen. Investition in interne Ressourcen, Ausbildung und Schulung der System Verantwortlichen ist unabdingbar. Nur so kann man die Zeiterfassung effizient anwenden.