Eine Zeiterfassung APP ist meist ein Zusatz zu einer professionellen Zeiterfassungs-Software, aber kein Ersatz dafür.

Wofür benötigt man eine Zeiterfassung APP?

Unter APP versteht man heute eine Software-Anwendung, die auf einem Smartphone oder Tablett installiert wird. Zeiterfassung APPs können ebenso autonome Anwendungen sein - oder Ergänzungen eines professionellen Systems. Viele APPs sind tatsächlich echte Programme, die im Hintergrund arbeiten und dem Benutzer diverse Dienste bieten. Von der einfachen Taschenrechner-Funktion über Navigationsprogramme bis hin zum kleinen Tonstudio finden Sie in den diversen Stores Ihres Smartphone-Betriebssystems tausende, oft kostenlose Beispiele. Ebenso viele APPs sind aber lediglich "Links" zu einer Internet Anwendung, auf welche Sie genauso über die entsprechende Eingabe auf dem jeweiligen Internet Browser zugreifen können (z.B. YouTube).

APPs: echte Programme oder Links?

Auch für den Bereich Zeiterfassung finden Sie in den Stores zahlreiche Angebote. Hier ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Mini-Anwendung handelt, oder um eine Zusatzfunktion eines Systemanbieters für Zeiterfassung.

Mini-Anwendungen für Zeiterfassung helfen Ihnen in der Regel, Ihre persönliche Arbeitszeit zu dokumentieren und bestimmten Tätigkeiten, Aufgaben oder Projekten zuzuordnen. Die APP für Zeiterfassung berechnet aus den Beginn- und Endzeiten der Arbeit korrekte Zeitspannen. Sie speichert die erfassten Zeiten in einer Datenbank oder Tabelle und hilft, diese nach bestimmten Kriterien auszuwerten. In fast allen Fällen dieser APPs betrifft die Anwendung die persönlichen Arbeitszeiten des Smartphone- oder Tablett-Besitzers. Nur wenige Zeiterfassung-APPs erlauben die Bearbeitung von Arbeitszeiten mehrerer Personen.

App zur Zeiterfassung: Viele Systemanbieter entwickeln sich weiter.

Zeiterfassung APP bei professionellen Systemanbietern bedeutet aber etwas anderes. Der Einsatz von Zeiterfassungs-Software in Betrieben und Organisationen mit mehreren Mitarbeitern erfordert natürlich ein Medium zum konkreten Erfassen der Zeiten (tägliche Kommt- und Geht-Zeiten, Start- und Endzeiten bestimmter Tätigkeiten, Projektzeiten etc.).

Das klassische Medium dafür ist das Zeiterfassungs-Terminal, welches durch „Hinhalten" eines elektronischen Ausweises oder Chips die Zeitereignisse an die Zeiterfassung-Software übermittelt. Viele Anwendungen erlauben auch die Eingabe dieser Zeitereignisse über einen PC oder eine WEB-Anwendung auf einem beliebigen Rechner (Web-Terminal). Solche Webterminals sind im Wesentlichen Erfassungs-Masken, die die Funktion eines Zeiterfassungs-Terminals simulieren und ersetzen. Die Identifikation kann über einen Benutzernamen mit Passwort oder, wie beim Terminal, mit Hilfe eines Chip-Lesers erfolgen.

Zeiterfassung: über die APP in das Webterminal

Da heute jedes Smartphone oder Tablett auch über einen Internetbrowser verfügt, können natürlich entsprechend programmierte Webterminals auch auf einem solchen Device genutzt werden. Dabei zeigt sich aber oft, dass dies für Tätigkeiten im Außendienst aufwendig und mühsam ist. Der Browser muss gestartet und die URL der Anwendung muss eingetragen werden, der Benutzer muss sich identifizieren, etc..

Einige Hersteller Web-basierter Software für Zeiterfassung haben daher begonnen, APPs zu entwickeln, die dem Nutzer erlauben mit ganz wenigen "Klicks" ihre Arbeitszeiten auf den Smartphone oder Tablett zu erfassen. Diese APPs sind aber keine echte Anwendungen, sondern nur Erfassungs-Werkzeuge.

Moderne APPs professioneller Anbieter für Zeiterfassung bieten darüber hinaus dem jeweiligen Benutzer zusätzliche Informationen. Dazu gehören v.a. wichtige Standardinformationen über aktuelle Zeitsalden (+/- Stunden, Überstunden, Resturlaubstage, etc.).

Wer nutzt in der Regel eine Zeiterfassung APP?

Eine APP für Zeiterfassung ist ein praktisches Werkzeug für Personen, die im Außendienst arbeiten. Gerade Mitarbeiter, die im Außendienst Wartungs- und Service Arbeiten erledigen, können mit der entsprechenden Zeiterfassung APP des Systemanbieters wesentlich mehr Informationen verarbeiten, als bloß die reinen Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeit.

Eine Integration von GPS-Daten dient nicht nur dem Arbeitgeber zur Plausibilitätskontrolle. Damit können auch Kunden- und Auftragsdaten verknüpft und direkt in das entsprechende Programm zur Betriebsdatenerfassung (BDE) und Auftragsverwaltung eingespielt werden (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/mobile-zeiterfassung/).

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