Den richtigen Zeiterfassungs-Anbieter auszuwählen ist kein einfacher Prozess. Leider werden immer noch viel zu oft leichtfertige Entscheidungen beim Zeiterfassungssysteme Vergleich getroffen. Diese können ein Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen.

Zeiterfassungssysteme: Anbieter auswählen

Die Auswahl einer passenden Zeiterfassung ist für jeden Betrieb und jede Organisation ein Prozess, der nachhaltige Veränderungen mit sich bringt. Dies gilt für jede Branche und jede Unternehmensgröße. Es betrifft Unternehmen, die sich erstmals für ein IT-basierendes Zeiterfassungssystem entscheiden genauso wie Betriebe oder Organisationen, welche ein überholtes System einsetzen wollen oder müssen. Beim Zeiterfassungssysteme Vergleich sollte in jedem Fall eine ganze Reihe von Kriterien berücksichtigt werden. Darüber hinaus bestehen natürlich in jedem Unternehmen individuelle Bedürfnisse und Anforderungen, die sich in keinem Standard-Katalog auflisten lassen. Die zentralen Kriterien beziehen sich auf drei Themenkreise:
  1. Ziele und Funktionen
  2. IT und Technik
  3. Kaufmännische Belange

Ziele und Funktionen

Welche Ziele sollen mit der Einführung eines (neuen) Zeiterfassungssystems erreicht werden? Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist dieser Punkt zweifellos der wichtigste. Zeiterfassungssysteme können in Unternehmen im Rahmen verschiedenster Zielsetzungen eingesetzt werden und zahlreiche Funktionen erfüllen. Als meistgenannte Ziele können folgende gelten:
  • Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht (§ 26 Arbeitszeitgesetz-AZG)
  • Unterstützung bei der Abwicklung gleitender oder flexibler Arbeitszeitmodelle
  • Kontrolle von Anwesenheit
  • Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Mehr- und Überstundenabrechnung
    • Erfassung tatsächlicher Arbeitsstunden bei variablen Arbeitszeiten
    • Erfassung und Verwaltung von Urlaub, Dienstreisen, Krankenständen, etc.
    • Ermittlung von Arbeitszeit-abhängigen Zulagen und Zuschlägen
  • Erfassung und Bewertung von Arbeitszeiten für bestimmte Aktivitäten, Projekte, Aufträge, Kostenstellen, Kunden, etc. (= Betriebsdatenerfassung/BDE)
Meist lassen sich aus der Definition der Ziele auch jene Funktionen ableiten, die das System erfüllen muss. Hat die Zeiterfassung beispielsweise eine Verbesserung des Verrechnungssystems zum Ziel, wird die Bereitstellung von Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sicher ein KO-Kriterium sein, Eng damit verbunden ist auch die Möglichkeit, den jeweiligen Lohnarten bestimmte Zeitarten zuordnen zu können. Ebenso ist die Verknüpfung von Arbeitszeiten mit bestimmten Kostenstellen oder Projekten nur möglich, wenn das Zeiterfassungs-System auch entsprechende Module zur Projektzeiterfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE) anbietet. Eine immer häufiger gewünschte Funktion und Anforderung an Zeiterfassungssysteme ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren (Workflow). Insbesondere, wenn als Ziele auch die Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstwege, etc.) im Unternehmen definiert werden. Bei größeren Betrieben mit hoher Fluktuation wird auch die Funktion von Schnittstellen zur Integration in das führende Personalsystem (bzw. ERP-Software) ein wichtiges Kriterium sein. So können allfällige Redundanzen in der Administration zu vermieden werden. Es gibt sehr viele Anwendungen, welche als Komplementärfunktionen einer Zeiterfassung verstanden werden. Dies sind z.B. die Zutrittskontrolle und Besucherverwaltung, die Dienst- oder Personaleinsatzplanung, die Reisekosten- oder Kantinenabrechnung. Man sollte daher bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems gut überlegen, ob und welche dieser Anwendungen im Unternehmen aktuell oder in Zukunft benötigt wird.

IT und Technik beim Zeiterfassungssysteme Vergleich

Natürlich muss beim Vergleich der vielen Zeiterfassungssysteme berücksichtigt werden, ob die vorhandene IT-Infrastruktur den Einsatz des neuen Systems unterstützt. Dies betrifft sowohl die im Unternehmen eingesetzten Computersysteme (z.B. IBM e-Serie, Apple-iOS Betriebssysteme, Spezielle Datenbanksysteme, etc.), als auch Netzwerke, Internet, Firewall und andere IT-Security Elemente. Gerade in Organisationen und Unternehmen mit überregional vernetzter IT-Infrastruktur wird die Kompatibilität der Zeiterfassung mit der vorhandenen Technik ein wichtiges Kriterium sein. Auch die Frage nach der Methode der Erfassung von Arbeitszeiten fällt in diesen Bereich. Bei manchen Betrieben ist der Einsatz von Hardware-Terminals mit bestimmten RFID-Medien (Ausweisen, Chips) eine zwingende Voraussetzung. In manchen Organisationen können Arbeitszeiten ausschließlich auf den vorhanden PCs, Workstations oder mobilen Geräten erfasst werden. Bei der Bewertung und Auswahl sollten daher unbedingt die Optionen des Zeiterfassungs-Systems für die Erfassung der Arbeitszeiten berücksichtigt werden. Systeme, die hier möglichst viele Optionen bieten und nicht auf einen Hardwaretyp beschränkt sind, bieten dem Nutzer auch in der Zukunft höhere Flexibilität.

Kaufmännische Belange

Natürlich ist für jeden, der Zeiterfassungssysteme vergleicht und Entscheidungen treffen muss, von Bedeutung, wie viel das System kostet. Wir können hier leider keine Formel anbieten, anhand der die Kosten eines Zeiterfassungssystemsystems nach Eingabe einiger Parameter ermittelt werden. Für Zeiterfassungssysteme gibt es unzählige, mehr oder minder seriöse Anbieter, die sich sowohl qualitativ, als auch preislich in völlig unterschiedlichen Bereichen bewegen. Im Internet werden darüber hinaus sogar kostenlose Systeme angeboten. Neben den Investitionskosten für Lizenz, Hardware, Implementierung und Schulung sollte man in jedem Fall auch ein Augenmerk auf die laufenden Kosten für Zeiterfassungssysteme legen. Dazu zählen v.a. die sogenannten Wartungsverträge und allfälligen Gebühren für laufenden Support und Schulungen. Man sollte daher nicht allein die Inhalte der angebotenen Verträge bewerten, sondern auch die Bedienungsfreundlichkeit des Systems berücksichtigen. Benötige ich für jede kleine Änderung meiner Stammdaten oder einfache Auswertungen die kostenpflichtige Hilfe eines Systemtechnikers? Setzt man die „Total Cost of Ownership“, also die Gesamtkosten eines Systems über die geplante Einsatzzeit als Kriterium bei der Anschaffung an, muss man sich auch die grundsätzliche Frage des vorliegenden Geschäftsmodells stellen. Heute werden viele Zeiterfassungssysteme sowohl als Nutzungsmodell, als auch als Hosting-Modell angeboten. Nutzungsmodelle sind auch sogenannte ASP-Modelle (Application Service Provider) oder SaaS-Modelle (Software as a Service) also Systeme, für welche der Anwender keine Investitionskosten tätigen muss. Er hat dann lediglich eine laufende Gebühr für die Nutzung des Systems zu bezahlen. Hier sollte darauf geachtet werden, nach welchen Kriterien die laufende Gebühr berechnet wird und wie sich eine eventuelle Veränderung dieser Kriterien (z.B. steigende oder sinkende Zahl von Mitarbeitern) auf die laufenden Kosten auswirkt. In solchen Fällen muss dem laufenden Bedarf an Support ein besonderer Stellenwert beigemessen werden! Der Begriff Hosting-Modell bedeutet, dass der Anbieter die vom Kunden gekaufte Anwendung in seinem Rechenzentrum installiert und der Anwender das Zeiterfassungssystem über entsprechende Internet-Verbindungen nutzt und bedient. Zeiterfassungssysteme sind so vielfältig wie ihre Anbieter. Beim Zeiterfassungssysteme Vergleich und der Auswahl einer passenden Systems müssen zahlreiche, oft voneinander abhängige Kriterien berücksichtigt werden. Um richtige Entscheidungen zu treffen, können die Verantwortlichen jedes Unternehmens und jeder Organisation glücklicherweise auch auf externe Hilfe zurückgreifen. Wer bei der Auswahl eines Systems zur Zeiterfassung den Dienst eines professionellen Beraters in Anspruch nehmen will, ist bei ZEIT+BDE Consult an der richtigen Adresse.