Ein gutes Zeiterfassungssystem ist mehr als nur reine Zeitaufzeichnung. Zeiterfassung im Betrieb wird immer mehr auch als Teil des Controllings verstanden.

Zeiterfassung im Betrieb: Produktivität und Planung

Traditionelle Ziele der Zeiterfassung

Zweck und Nutzen von Zeiterfassung unterliegen nicht nur seit der Einführung EDV gestützter Systeme einem starken Wandel. Zu Zeiten der Stech- und Stempeluhren war die Anwesenheitskontrolle der Mitarbeiter der wichtigste Grund für die Implementierung einer Zeiterfassung im Betrieb. Mit der Einführung flexibler Arbeitszeiten und speziell durch die Aufnahme und Definition der Gleitzeit in das österreichische Arbeitszeitgesetz wurden Zeiterfassungssysteme zunehmend auch als Instrument der Gleitzeitverwaltung genutzt.

Der immense Aufwand für die manuelle Auswertung traditioneller Stempelkarten war dann in den 80er und 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts ein wesentlicher Grund für den raschen Anstieg der Nutzung EDV gestützter Zeiterfassungssysteme. Mit Hilfe entsprechender Softwareprogramme wurde auch sehr schnell das Bedürfnis geweckt, weitere Informationen und Auswertungen aus den Daten der Zeiterfassung im Betrieb zu bekommen.

Personalaufwand als Unternehmenskenngröße

Lohnkosten zählen auch heute noch für den Großteil Österreichischer Unternehmen zu den höchsten Aufwandpositionen in der Ertragsrechnung. Immer wieder lesen wir daher auch in den Zeitungen darüber, dass es bei Betrieben mit Ertragsproblemen zum Abbau von Beschäftigten kommt. Die Anzahl der Lohn- und Gehaltsempfänger zu reduzieren scheint die einfachste Methode zu sein, um Kosten zu sparen.

Wenn es zu solchen Schritten kommt, wurden wahrscheinlich einige Aufgaben des Controllings nicht ausreichend wahrgenommen. Sehr oft wird nämlich das wertvollste und teuerste Gut eines Unternehmens - die Mitarbeiter - nicht ausreichend in den Controlling Prozess einbezogen.

Ein gut organisiertes Rechnungswesen ist natürlich in der Lage, Personalaufwand auf relevante Bezugsgrößen des Betriebes umzulegen bzw. anzurechnen. Dafür werden Personalkosten einzelnen Kostenstellen, Kostenträgern, Projekten, Aufträgen, etc. zugeordnet. Hier kann das Controlling natürlich Kenngrößen ermitteln und zumindest am Ende einer Abrechnungsperiode allfällige Abweichungen zur Planung aufzeigen.

Zeiterfassung im Betrieb: Systeme & Schnittstellen

Zeiterfassung und Controlling im Fertigungsbetrieb

In zahlreichen Produktions- und Fertigungsbetrieben nimmt die Zeiterfassung als Aspekt der Betriebsdatenerfassung (BDE) bereits am Controlling teil. In Unternehmen mit entsprechender BDE gibt es ein System, das erlaubt, den zeitlichen Aufwand einzelner Personen oder Personengruppen auf tiefere Ebenen des Wertschöpfungsprozesses zuzuordnen. Die BDE ist hier Teil des Controllings. Plan- und Kalkulationswerte werden dem aktuellen Ist-Zustand gegenübergestellt.

Für die Planung werden meist entsprechende Systeme (PPS) mit Schnittstellen oder Integration der BDE eingesetzt. Plan- und Istwerte betreffen in der BDE natürlich auch die Arbeitszeiten der betroffenen Mitarbeiter. Deshalb sollte ein BDE System immer mit der Zeiterfassung im Betrieb verknüpft sein (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/betriebsdatenerfassung-bde-und-zeiterfassung/).

Je nach Qualität und Ausprägung des eingesetzten Systems erlaubt die BDE dann auch eine Messung der Produktivität einzelner Personen oder Personengruppen, sowie die tagesaktuelle Kontrolle über den Soll-Ist Zustand eines Wertschöpfungsprozesses. Das Management hat somit jederzeit die Möglichkeit, kurzfristige Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen.

Zeiterfassung und Controlling im Handel und Dienstleistungsbetrieb

Auch Handels- und Dienstleistungsbetriebe setzen für das erweiterte Controlling zunehmend entsprechende Systeme ein. Im Groß- und Einzelhandel und im Dienstleistungsbereich übernehmen Personalkosten einen besonders hohen Anteil am gesamten betrieblichen Aufwand.

Einfache Zeiterfassungssysteme liefern dem Unternehmen lediglich Informationen über die täglichen Anwesenheitszeiten. Für das Controlling ist aber die Information wesentlich, ob während der Anwesenheit auch produktiver Nutzen erbracht wurde. Im Einzelhandel kann dies z.B. mit einem Abgleich der Besucherfrequenz und des getätigten Umsatzes erfolgen. In anderen Dienstleistungsbetrieben können der Anwesenheitszeit z.B. Projekt-Tätigkeiten, oder Kundenkontakte gegenüber gestellt werden. Ein Zeiterfassungsprogramm mit entsprechenden Features und Schnittstellen zu anderen Systemen liefert hier stets die notwendige Information.

Planung, Personalaufwand und Produktivität: Eine professionelle und gut durchdachte Zeiterfassung im Betrieb kann heute das Controlling in jedem Unternehmen ganz maßgeblich unterstützen.