Zeiterfassung ist heute nicht nur ein System der Kontrolle  und  Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Arbeitsrechtliche Vorgaben und das komplizierte Österreichische Einkommensteuergesetz erfordern eine Zeiterfassung als Grundlage für  Lohn- und Gehaltsabrechnung

Eine ordnungsgemäß geführte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt für die laufende Berechnung der Nettolöhne neben der Stammdaten des Mitarbeiters (v.a. Grundgehalt) auch variable Geldwerte (Provisionen, Prämien, Sonderzahlungen, etc.) und eine Reihe von weiteren variablen Informationen. Dazu zählen:

  • Tatsächliche Normalarbeitszeit
  • Mehrstunden (z.B. bei Teilzeitbeschäftigten)
  • Überstunden (50%, 100%, steuerfrei, steuerpflichtig, andere)
  • Abwesenheiten
    • Urlaub
    • Krankenstand
    • Arzt
    • etc.
  • Variable Zulagen
  • Zeitabhängige Zulagen (Schicht, Schwerarbeit, Gefahren, etc.)

Alle oben angeführten Parameter werden in einem leistungsfähigen System der Zeiterfassung quasi automatisch erfasst, berechnet und ausgewertet. Praktisch alle Softwareprogramme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über eine digitale Schnittstelle zu einem Zeiterfassungssystem. Eine digitale Schnittstelle aus dem System Zeiterfassung in die Lohn- u. Gehaltsabrechnung gewährleistet, dass alle relevanten Daten in der Lohnverrechnung vorhanden sind so können Stammdaten beider Systeme automatisch abgeglichen werden und müssen nicht doppelt erfasst werden. Das gleiche gilt natürlich für alle variablen Daten wie oben angeführt. Schnittstellen der Zeiterfassung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung werden nicht nur von Unternehmen und Organisationen genutzt. die alle Abrechnungen selbständig in eigenen Systemen durchführen. Gerade, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung außer Haus durchgeführt wird hilft eine digitale Schnittstelle Zeit und Kosten zu sparen.

Neben der laufenden, periodischen Abrechnung können z.B. im Fall einer Beendigung eines Dienstverhältnisses aktuelle Berechnungen für die Endabrechnung im Lohnprogramm  „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden. Auch für die Erstellung des Jahresabschluss und für Unternehmen mit periodischem Berichtswesen können Rückstellungen und Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, offene Überstundenansprüche und andere variable Entlohnungskomponenten jederzeit ermittelt werden. Eine digitale Schnittstelle ist nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis sondern auch eine Hilfe für die Vermeidung von Übertragungsfehlern (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/zeiterfassung-in-oesterreich/).

Zusammenfassung / Summary

Zeiterfassung als Grundlage für eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung ist  selbstverständlich. Deshalb sollten diese Daten der Zeiterfassung über eine digitale Schnittstelle laufend mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgestimmt und ausgetauscht werden.