Zeiterfassung ohne Zeiterfassungssoftware gibt es noch, macht aber aus kaufmännischer Sicht keinen Sinn.

Software für Zeiterfassung oder mechanische Stempeluhr?

In den meisten Unternehmen ist der Einsatz einer mechanischen oder mechatronischen Stempeluhr kaum noch eine Alternative zu richtiger Software für Zeiterfassung. Obwohl die gute alte Stempeluhr immer noch von einigen Herstellern angeboten wird, lohnt sich ihr Einsatz selbst in kleineren Betrieben nicht mehr. Auch erfüllt die Stempeluhr nur scheinbar die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufzeichnungspflicht (AZG).

Die Stempeluhr und die Anforderungen des AZG

Das AZG (Arbeitszeitgesetz) verpflichtet nicht nur zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitsstunden sondern auch zur Dokumentation der bezahlten Abwesenheiten jedes Mitarbeiters. Vor allem betrifft dies die Aufzeichnungen der Urlaubszeiten (siehe Urlaubsgesetz  -UrlG) und der Abwesenheiten aus Krankheitsgründen. Außerdem begnügen sich Arbeitsinspektoren nicht mehr mit der Vorlage von Stempelkarten. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitsinspektorat auch die Zeiten von Mehr- und Überstunden vorlegen und bei vereinbarter Gleitzeit die periodischen Zeit-Salden der Mitarbeiter.

Vor dem Kauf einer Stempeluhr sollte man sich im Klaren sein, dass die Daten der Stempelkarten, also die Beginn- und Endzeiten der Arbeitsstunden, meist im Format hh.mm.ss gedruckt werden. Die arithmetische Verarbeitung dieser Werte ist natürlich wesentlich aufwendiger als das Addieren oder Subtrahieren von Dezimalzahlen und erfordert erst recht den Einsatz eines Computers.

Zeiterfassungssoftware: die günstigste Lösung

Eine einfache aber effiziente Software für Zeiterfassung ist meist auch günstiger als ein System mit mechanischer Stempeluhr und dem laufenden Verbrauch von Stempelkarten. Selbst wenn man die interne Arbeitszeit für die Auswertung der Stempelkarten außer Acht lässt!

Wie bereits in einigen Beiträgen auf dieser Website ausgeführt, ist die Wahl der richtigen Software für jedes Unternehmen auch die Grundlage für die effiziente Nutzung der Zeiterfassung (siehe dazu: https://www.zeiterfassung-bde.at/zeiterfassung-anbieter-auswaehlen/). Allerdings erfordert der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware die Bereitstellung entsprechender Ressourcen. Hier geht es nicht nur um die Investitionskosten für das jeweilige System sondern auch um die laufende Betreuung und Wartung.

Die Wahl der richtigen Software für Zeiterfassung

Das Angebot an EDV-gestützten Lösungen ist in Österreich sehr groß und breit gestreut. Vor dem Kauf einer Software für Zeiterfassung sollte man sich aber unabhängig von der Betriebsgröße im Klaren darüber sein, welche Zwecke die Zeiterfassung erfüllen soll. Neben der reinen Dokumentation der Arbeitszeiten zeichnen sich die einzelnen Lösungen vor allem durch die Vielfalt zusätzlicher Funktionen und der Einfachheit in der Bedienung aus.

Außerdem spielt der Faktor der Planungsfunktion eine immer größere Rolle. Wer sich für eine Zeiterfassungssoftware entscheidet wird sehr bald erkennen, dass dieses System auch die geeignete Basis für die Planung von Arbeits- und Dienstzeiten und Urlauben ist. Selbst Arbeitsschichten und Personaleinsätze lassen sich mit geeigneter Zeiterfassungssoftware effizient und einfach planen.

Moderne Zeiterfassung ist mehr als die Aufzeichnung von Anwesenheit.

Software für Zeiterfassung ist heute in der Lage, eine Vielzahl betrieblicher Anwendungen zu unterstützen und stellt jedem Unternehmen weitreichende Funktionen für Planung zur Verfügung. Obendrein kommt die Anschaffung einer geeigneten Software für Zeiterfassung mittlerweile günstiger als der Kauf einer mechanischen Stempeluhr. Unter diesen Gesichtspunkten hat diese definitiv ausgedient!