Projektzeiterfassung ist meist die Zusatzfunktion einer allgemeinen Software für Zeiterfassung. Deshalb gilt es zu klären, welche Ziele mit Hilfe einer Projektzeiterfassung Software erreicht werden sollen.

Gründe für den Einsatz einer Projektzeiterfassung Software

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen, die mit dem Titel Projektzeiterfassung Software bezeichnet werden. Das reicht von einfachen APPs, welche wie eine Stoppuhr die Zeit messen, bis zur komplexen Betriebsdatenerfassung (BDE).

Soll es beispielsweise nur darum gehen, festzustellen, wieviel Zeit eine einzelne Person für ein Projekt aufwendet, lohnt sich wahrscheinlich der Einsatz einer einfachen APP oder der einer von vielen Online verfügbaren Lösungen. Diese können im Übrigen oft auch kostenlos genutzt oder heruntergeladen werden. Selbst mit entsprechenden Excel-Tabellen können Zeitspannen relativ leicht berechnet und summiert werden.

In der betrieblichen Anwendung bedeutet Projekt-Zeiterfassung aber doch einiges mehr. Hier geht es für ein Unternehmen darum, den Gesamt Zeitaufwand zu ermitteln, der mit der  Bearbeitung eines Projektes verbunden ist. Unter Aufwand sind in diesem Fall vor allem die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verstehen. Sollen allerdings die Gesamtkosten eines Projektes erfasst werden, wird die Projektzeiterfassung Software alleine wahrscheinlich nicht ausreichen. Wie der Name schon sagt, wird damit primär der Zeitaufwand ermittelt.

Projektzeiterfassung kann dennoch auch Teil eines Projekt Controllings sein. Für jedes Projektmanagement werden üblicherweise Budgets und Ziele definiert. Der Einsatz einer Projektzeiterfassung Software hilft hier, die budgetierten Werte zu vergleichen und somit auch den Projektfortschritt zu überwachen.

Vielfach wird unter Projektzeiterfassung auch ein Instrument verstanden, welches die Produktivität einzelner Mitarbeiter misst. In diesem Fall soll festgestellt werden, wie viel Arbeitszeit eines Mitarbeiters bestimmten Projekten oder Tätigkeiten zugeordnet werden kann, bzw. welcher Teil der Arbeitszeit als "unproduktiv" gewertet wird.

Wie bereits erwähnt, kann unter Projektzeiterfassung Software auch eine echte BDE Lösung stecken. In diesem Fall sind die Ziele in jedem Fall kaufmännisch bedingt. Die BDE muss in der Lage sein, wesentlich mehr Informationen als die reinen Projektzeiten einzelner Personen zu ermitteln. Die BDE erfordert zusätzliche Qualitätsdaten und Werte, die mit dem Fortschritt eines Projektes oder Auftrages erfasst und kontrolliert werden (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/betriebsdatenerfassund-bde-und-zeiterfassung/)

Betriebswirtschaftliche Projektzeiterfassung Software muss auch alle Funktionen einer allgemeinen Zeiterfassung erfüllen.

Wird Projektzeiterfassung Software aus einem der oben genannten, betriebswirtschaftlichen Gründe eingesetzt, muss diese mit der allgemeinen Zeiterfassung, der Arbeitszeiterfassung oder Personalzeiterfassung verknüpft werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn mit der Projektzeiterfassung Software auch Kosten und Aufwände eines Projektes ermittelt und kontrolliert werden sollen. Nur wenn die gebuchten Projektzeiten auch nach Zeitarten (z.B. Mehr- und Überstunden, unbezahlte Pausen, zulagenpflichtige Tätigkeiten usw.) ausgewertet werden können, kann eine vollständige und korrekte Kalkulation erfolgen. Hier sind die Berechnungsmethoden eines leistungsfähigen Systems zur Zeiterfassung unabdingbar.

Projektzeiterfassung Software als betriebswirtschaftliche Anwendung sollte daher stets als Modul einer Zeiterfassung Software genutzt werden.