Unter Online Zeiterfassung ist nicht immer eine Cloud-Anwendung zu verstehen.

Was bedeutet Online Zeiterfassung?

Fast jede kommerzielle Software Anwendung wird heute als sogenannte Online Lösung angeboten. Somit vermarkten auch viele Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen ihre Produkte unter dem Titel Online Zeiterfassung. Beim Thema Zeiterfassung muss man den Begriff Online Anwendung allerdings genauer hinterfragen.

Online bedeutet nicht zwangsläufig Internet

Der Begriff "Online“, bezogen auf EDV-Anwendungen, hat im Laufe der letzten 20 Jahre einen starken Wandel durchgemacht. Vor dem großen Einzug des Internets wurde der Begriff Online vor allem als Abgrenzung, bzw. als Gegensatz zur sogenannten "Batch-Verarbeitung" oder "Stapel-Verarbeitung" von Computer Programmen verwendet. Viele Computer Systeme waren lange Zeit nicht in der Lage, Eingaben auf dem Erfassungsbildschirm sofort zu verarbeiten. Meist mussten Eingaben auf einer Bildschirmseite auf Zwischendateien gespeichert werden und konnten erst zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt (Stapel) in das Anwendungsprogramm oder eine Datenbank eingelesen werden. Dies war sowohl durch die Rechenleistungen als auch die Programmiertechniken bedingt. Im Laufe der Zeit haben sich aber sowohl die Rechnerleistungen als auch die Programmiersprachen und -techniken weiterentwickelt. Immer öfter wurden Dateneingaben unmittelbar in das Computerprogramm verarbeitet. Dafür wurde der Begriff "Online" oder "Online Verarbeitung" verwendet.

Zeitversetzte Zeiterfassung

Besonders für die Zeiterfassung gab es bis in die späten 1990er Jahre nur wenige Anwendungen, die auch in der Lage waren, Daten online zu verarbeiten. Zeiterfassungs-Programme bedienten sich früher auch fast ausschließlich an Zeiterfassungs-Terminals. Die Datenverbindung basierte vorwiegend auf geschlossenen Bussystemen mit Kommunikation über serielle Schnittstellen zu jeweils einem Rechner. Das Zeiterfassungsprogramm las die Daten aus den Terminals zu vordefinierten Zeiten aus (meist einmal pro Tag bzw. in der Nacht). Danach wurde das Verarbeitungsprogramm gestartet, um die Berechnung der Zeitsummen bzw. Zeit-Konten durchzuführen.

Fortschritte durch Rechenleistung & Netzwerktechnik

Die Verbesserung der lokalen Netzwerke und die Einführung standardisierter Netzwerkprotokolle haben dazu geführt, dass Zeiterfassungs-Terminals nicht mehr über Datenbus Systeme und serielle Schnittstellen mit den Anwendungsrechnern kommunizieren mussten. Neue Terminals mit Netzwerkanschlüssen unter Nutzung von TCPIP Protokollen ermöglichten nun die Online Kommunikation mit der Anwendung. Für die Zeiterfassung war dies ein wesentlicher Vorteil! Vernetzte Terminals konnten leicht synchronisiert werden (so dass jeder Erfassungsterminal exakt die gleiche Uhrzeit hatte). Außerdem konnten Daten zentral auf einem Server gesichert werden. Eine Zwischenspeicherung im Terminal war nicht mehr nötig. Trotz allem bevorzugten viele Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen weiter eine Batch-Verarbeitung der an den Terminals gesammelten Buchungsdaten.

Online Zeiterfassung bringt Vorteile in der Erfassung von Arbeitszeiten

Erst vor kurzem haben die Anbieter von Zeiterfassungs-Anwendungen erkannt, dass die unmittelbare Verarbeitung von Zeit-Buchungen, also die Online Zeiterfassung, einen wesentlichen Vorteil für Nutzer und Anwender bringt. Nur wenn die Verarbeitung online erfolgt, kann das System z.B. rechtzeitig erkennen, ob ein Mitarbeiter der Gefahr einer Verletzung seiner Arbeitszeit (gesetzliche maximale tägliche Arbeitszeit) ausgesetzt ist. Im Unternehmen kann nun auch eine Warnung an Mitarbeiter und Vorgesetze gesendet werden.

Eine Cloud-Zeiterfassung muss keine Online-Verarbeitung sein

Wer aber heute von Online-Anwendung spricht, meint meist eine, von einem Internet-Dienst angebotene Anwendung. Also ein Programm, das auf einem externen Server installiert ist, zu dem der Nutzer über einen gesicherten Zugang (auch über Smartphone und Apps) Zugriff hat. Als Synonym zu Online-Anwendung wird diese Methode der Software Nutzung auch als Cloud-Anwendung bezeichnet. Interessanterweise gibt es aber auch viele Anbieter von Cloud-Zeiterfassungs-Lösungen, die Zeit-Buchungen wieder über Terminals verarbeiten, welche nur zu bestimmten Zeiten ausgelesen werden. Also eigentlich ein Rückschritt in die Zeiten des vorigen Jahrhunderts. Eine solche Anwendung ist daher nicht in der Lage, Daten der Zeiterfassung online zu verarbeiten, obwohl das System als Cloud- oder Online-Lösung angeboten wird! Fazit: Wer die Vorteile einer echten Online Zeiterfassung nutzen will ohne auf die Vorzüge hochkomplexer und lang erprobter Technik zu verzichten, sollte sich die Anbieter und Produkte für Zeiterfassung ganz genau ansehen. Die optimale Lösung für Ihr Unternehmen finden Sie im Dschungel an Angeboten mit klingenden Namen vermutlich nur mit viel Glück. Oder dank kompetenter Beratung und langjährige Expertise!

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