Online Arbeitszeiterfassung bringt Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Online Arbeitszeiterfassung als Cloud- oder Inhouse-Lösung

Über die Begriffsdefinition der Online Zeiterfassung haben wir in diesem Blog bereits einige Beiträge veröffentlicht (siehe z.B.: https://www.zeiterfassung-bde.at/online-zeiterfassung/). Dieser Beitrag soll darüber informieren, wie die online Verarbeitung von Zeiterfassungs-Daten sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Vorteile bringt. Im Fall der Online Arbeitszeiterfassung sprechen wir davon, dass jede Zeit-Buchung vom System in Echtzeit, also Online verarbeitet wird. Dabei ist es egal, ob das System auf einem eigenen Server oder dem Server eines Systemanbieters installiert ist.

Online Arbeitszeiterfassung = Realtime Zeiterfassung

Wesentlich ist die Fähigkeit des Zeiterfassungs-Programms, Daten online zu erfassen, zu verbuchen und zu bewerten. Gerade im Zuge der Diskussionen über die gesetzlichen Vorgaben täglicher und wöchentlicher Höchstarbeitszeit gewinnt die Online Arbeitszeiterfassung stark an Bedeutung. Wenn das System in der Lage ist, zu jedem Zeitpunkt die bereits geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter pro Arbeitstag, -woche oder -monat anzuzeigen, können rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, um eventuelle Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes im Unternehmen zu verhindern. Eine Funktion, die nur eine Online Arbeitszeiterfassung ermöglicht, ist z.B. das Versenden einer Warnung. Die Zeiterfassung sollte in der Lage sein, nach Erreichen einer bestimmten Stundenzahl pro Tag oder Woche, dem Mitarbeiter und/oder den jeweiligen Vorgesetzten eine Nachricht per E-Mail zu senden. Dadurch kann einem Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz unmittelbar vorgebeugt werden! Außerdem hilft diese Funktion dem Arbeitgeber nachzuweisen, dass er seiner Verpflichtung nachgekommen ist: seine Mitarbeiter auf die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeit (oder betriebsintern geltenden Höchstgrenzen) hinzuweisen.

Arbeitszeit ist nicht immer gleich Anwesenheitszeit

Wir sprechen hier auch bewusst von Arbeitszeiterfassung und nicht von Anwesenheitszeiterfassung. Gemäß der Definition von Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist die Anwesenheitszeit nicht zwangsläufig identisch mit der Arbeitszeit. Zur Arbeitszeit können auch für den Arbeitgeber verrichtete Tätigkeiten außerhalb des Dienstortes zählen. Wir sprechen beispielsweise vom Außendienst oder der Arbeit im Homeoffice. Für die Erfassung von Arbeit und Zeiten im Außendienst oder im Rahmen von Heimarbeit spielt heute auch die Integration von Smartphone und Apps in das System der Zeiterfassung eine immer größere Rolle. Eine moderne Online Arbeitszeiterfassung erlaubt natürlich auch die Erfassung von Arbeitszeiten abseits des Dienstorts. Umgekehrt kann auf Basis der Anwesenheit am Dienstort nicht unmittelbar gefolgert werden, dass die gesamte Anwesenheitszeit zur Arbeitszeit zählt. Auch die Einhaltung von Pausen ist im Arbeitszeitgesetzt geregelt! Die Unterbrechung der Arbeitszeit, also die Pause, muss entweder direkt im Zeiterfassungssystem aufgezeichnet (= Stempeln der Pausen) oder durch einen automatischen Pausenabzug vom Programm erfasst werden. Gerade hier unterscheiden sich viele Systeme der Zeiterfassung in ihrer Leistungsfähigkeit. Der automatische Pausenabzug sollte nicht nur durch Reduktion des Tagessaldos erfolgen. Das Österreichische Arbeitszeitgesetz sieht für die durchgehende Arbeitsdauer eine Grenze von 6 Stunden vor. Ein Arbeitnehmer muss also spätestens nach 6 Stunden durchgehender Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten einhalten. Für solch einen Nachweis müssen Beginn und Ende der Pause exakt dokumentiert werden. Hier kann eine gute Online Arbeitszeiterfassung die entsprechenden Beginn- und Endzeiten der Pause in Abhängigkeit der aktuellen Arbeitszeiten auch automatisch festsetzen.

Von einer leistungsfähigen Online Arbeitszeiterfassung profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Cloud- und Inhouse-Lösungen helfen jedem Unternehmen, Unregelmäßigen bei Arbeitszeiten vorzubeugen. Die Real-Time-Aufzeichnung von Arbeits- und Pausenzeiten am Arbeitsplatz, im Außendienst oder Home-Office verlangt nach kompetenten, aber auch komplexen Lösungen.

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