Nutzen und Ziele einer Software zur Zeiterfassung können je nach Betrieb sehr unterschiedlich sein. Hier finden Sie einen Überblick der gängigsten Argumente und Aufgaben von Software zur Zeiterfassung.

Software zur Zeiterfassung dient mehr als nur der Aufzeichnung von Arbeitszeiten.

Zeiterfassung gibt es in österreichischen Betrieben und Organisationen schon seit dem Ende des 19. Jahrhunderts. Stech- und Stempeluhren wurden bereits zur Zeit der Monarchie sowohl in einigen Industriebetrieben als auch im Verwaltungsbereich eingesetzt. Vordringliche Aufgabe dieser Zeiterfassung war es, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren und die tatsächliche Arbeitszeit aufzuzeichnen.

Die Liberalisierung des Arbeitsrechts in den 1960er Jahren hat unter anderem zur Entstehung des Österreichischen Arbeitszeitgesetzes (AZG) beigetragen, das bereits in seiner ersten Fassung 1969 die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers beinhaltete. Außerdem wurden im AZG tägliche, wöchentliche und monatliche Höchstgrenzen der Arbeitszeiten festgelegt, die vom Arbeitsinspektorat zu kontrollieren sind.

Vor allem die Bestimmungen zur Definition und Entlohnung von Mehr- und Überstunden hat dazu geführt, dass die Stempelkarte in Österreichischen Betrieben bald nicht mehr nur dem Nachweis der Mitarbeiter-Anwesenheit diente. Entsprechend hoch war der Aufwand der manuellen Auswertung der Zeitaufzeichnungen. Mit der bald folgenden Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle im Rahmen der Novellierung des AZG wurde endgültig der Grundstein für die Nutzung elektronischer Zeiterfassungssysteme gelegt.

Zeiterfassungssoftware zur Gleitzeit-Verwaltung

Das wichtigste Argument für die Entwicklung von Software für Zeiterfassung war die aufwendige Berechnung täglicher Mehr- und Minderstunden für den sogenannten Gleitzeitsaldo. Deshalb zählt neben der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht auch heute noch die Berechnung von Zeit-Salden den wichtigsten Funktionen einer Software zur Zeiterfassung. Zeiterfassungssoftware.

Egal ob in einem Betrieb Gleitzeitmodelle oder fixe Arbeitszeitregelungen gelebt werden:  Gemäß AZG und Einkommensteuergesetz (EStG) müssen Mehr- und Überstunden für die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung gesondert ausgewiesen werden! Daher zählt auch diese Aufgabe zu den Basisfunktionen einer Software zur Zeiterfassung.

Software zur Zeiterfassung als System der Planung und Genehmigung

Auch wenn es im ersten Moment verwirrend erscheint: Zeiterfassung ist heute nicht nur ein System zur Erfassung der Anwesenheitszeiten. Sie stellt immer öfter auch ein System zur vorausschauenden Planung von An- und Abwesenheitszeiten dar.

Eine Software zur Zeiterfassung sollte also in der Lage sein, Planungsaufgaben zu erfüllen. Das können Planungen ganzer Arbeitszeitmodelle sein, wenn es sich zum Beispiel um Betriebe mit Schichtarbeitszeiten handelt (Schichtplanung), oder die Planung von Abwesenheiten wie Zeitausgleich, Urlaub, Dienstwege, Kur- und Karenzzeiten, etc..

Im Zuge der Planung von Ab- und Anwesenheitszeiten übernimmt die Software zur Zeiterfassung heute übrigens auch oft die Aufgabe der Genehmigungsprozesse (Workflow). Siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/zeiterfassung-und-workflow/