Im Außendienst, auf Baustellen und für Service Techniker erfolgt die Arbeitszeiterfassung am besten durch mobile Zeiterfassungssysteme.

Was verstehen wir unter "Mobile Zeiterfassungssysteme"?

Seit der Erfindung der Stech- und Stempeluhren sind Unternehmen, die auch Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, auf der Suche nach mobiler Zeiterfassung. Natürlich schreibt das Österreichische Arbeitsrecht auch die Erfassung und Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern im Außendienst zwingend vor. Außerdem ist es sowohl für Arbeitgeber, als auch für Arbeitnehmer zielführend, die tatsächlichen Arbeitszeiten dieser Mitarbeiter zu erfassen.

Wer ist betroffen?

Es spielt kaum eine Rolle, ob es sich um den reisenden Verkäufer, einen Kundenbetreuer oder um einen Mitarbeiter im Service und Wartungsbereich handelt. Auch die Baubranche fällt in hohem Maße in die Zielgruppe für mobile Zeiterfassungssysteme, kommen doch Mitarbeiter auf Baustellen selten oder fast nie in ein Verwaltungsbüro um dort ihre Arbeitszeiten in ein System einzugeben. Ebenso sind Reinigungsfirmen und Organisationen der mobilen Kranken- und Alterspflege von der Thematik betroffen.

Bereits in den 80er Jahren des vorigen Jahrhunderts wurden mobile Geräte für Zeiterfassung entwickelt. Charakteristisch für diese Geräte war das Vorhandensein einer nicht manipulierbaren Uhr und die Option, möglichst viele Daten solange zu speichern, bis das mobile Gerät in einer Auslesestation "ausgelesen" wurde. Mobile Terminals gab es in unterschiedlichen Ausprägungen. Entweder hatte jeder betroffene Mitarbeiter ein eigenes Gerät (oft mit einem Barcodeleser, später mit einem Chipcardleser), oder aber mehrere Mitarbeiter konnten an einem mobilen Terminal über Eingabe ihrer Personalnummer oder ihres elektronischen Ausweises ihre Zeiten wie auf einem stationären Terminal buchen.

Nicht nur die hohen Kosten für die Anschaffung der Geräte und das Risiko des Datenverlustes waren ein Grund für die vergleichsweise schwache Verbreitung solcher Systeme. Da die Information über die entsprechenden Auslesegeräte immer zeitverzögert (meist einmal pro Woche oder Monat) im zentralen System erfasst und ausgewertet wurden, gestaltete sich die Korrektur allfälliger Fehler oder Versäumnisse mühsam und zeitaufwendig.

Moderne mobile Zeiterfassungssysteme

Erst mit der Verfügbarkeit fast flächendeckender Mobilfunknetze wurden Lösungen für mobile Zeiterfassung „in Echtzeit“ entwickelt. Wurde anfänglich noch das einfache Handy verwendet, so bedient man sich heute natürlich am Smartphone oder Tablet mit Internetzugang. So können Daten aus den mobilen Geräten in Echtzeit in eine zentrale Datenbank zur Zeiterfassung eingelesen und auf Plausibilität geprüft werden. Ein zusätzlicher Vorteil moderner Smartphones und Tabletts ist die Möglichkeit, mit dem Zeit-Stempel gleichzeitig auch GPS Daten zu erfassen!

Mobile Zeiterfassungssysteme bestehen aus geeigneter Hardware, entsprechenden APPs und zugehöriger Anwendungs-Software.

Wer im Internet nach "Mobile Zeiterfassung" sucht, findet rasch eine große Zahl an vermeintlich günstigen, wenn nicht gar kostenlosen Lösungen und APPs. Diese Anwendungen sind jedoch meist sogenannte Stand-Alone-Lösungen. Das bedeutet, dass sich die Anwendung für einzelne Personen oder kleine Gruppen eignet und dass sowohl Daten-Erfassung als auch -Auswertung nur über das Mobilgerät möglich sind.

Als Anwendung für eine größere Organisation oder Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist es aber notwendig, die Informationen der Zeiterfassung in einer zentralen Datenbank verwalten zu können und auch, dass dahinter eine leistungsfähige Zeiterfassungs-Software steht. So können mehrere Personen von ihrem Arbeitsplatz auf die Daten zugreifen.

Ebensolche mobilen Zeiterfassungssysteme werden sowohl als In-House Lösung als auch als Online- oder Cloud-Lösung angeboten (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/online-zeiterfassung/).

Bei der Auswahl einer Software für Zeiterfassung sollte man daher heute unbedingt darauf Wert legen, dass das Angebot auch entsprechende Funktionen und eine APP für die Nutzung auf mobilen Endgeräten enthält.