Vor der Anschaffung eines Zeiterfassungs-Systems sollte man sich über die Mindestanforderungen an eine Zeiterfassung in klaren sein.

Grundsätzlich erfüllt auch eine mechanische Stempeluhr oder eine manuell geführte Liste über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter die Anforderungen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Unter Zeiterfassung muss man also nicht zwangsläufig ein elektronisches System bestehend aus spezifischer Software und Hardware (Terminals) verstehen. Wir wollen uns hier aber damit auseinandersetzen welche Mindestanforderungen eine Standard-Software Lösung für Zeiterfassung erfüllen muss.

Natürlich gibt es viele unterschiedliche Gründe, weshalb sich Unternehmen oder Organisationen für die Installation einer Standard Software für Zeiterfassung entscheiden. Immer noch zählt neben der Kontrollfunktion die Verwaltung der Gleitzeit oder anderer Modelle der flexiblen Arbeitszeit zu den meist genannten Gründen für die Anschaffung eines Zeiterfassungs-Systems.

Aus der Praxis wissen wir auch, dass gerade bei Unternehmen, die sich erstmals für eine Softwarelösung der Zeiterfassung entscheiden innerhalb der ersten 12 Monate nach Einführung eines Systems die Anforderungen an die Softwarelösungen massiv erhöhen. Ist es zu Beginn nur die Auflistung der errechneten Zeit-Salden (also wie viel Plus- oder Minus-Stunden habend die Mitarbeiter am Monatsende gesammelt), so erkennen die meisten Verantwortlichen, dass man mit einer EDV gestützten Zeiterfassung wesentlich mehr Funktionen abdecken kann und dadurch die Effizienz in der Personalverwaltung steigern kann.

Im Folgenden möchten wir in Form einer kompakten Liste - die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt - jene Punkte anführen, die aus unserer Sicht zu den Mindestanforderungen an eine Zeiterfassung zählen:

 
  • Nutzung unterschiedlicher Erfassungsmethoden
    • Terminals mit geeigneter Technologie (RFID, Fingerprint, etc.)
    • Bildschirmerfassung
    • Web-Terminal
    • APP für Smartphones und Tabletts
  • Einfache Anlage beliebig vieler Zeitmodelle, wie z.B.:
    • Gleitzeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Fixe Arbeitszeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Schichtmodelle
  • Nutzung frei parametrierbarer
    • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Pause, etc..)
    • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, etc.)
    • Tagesmodelle (z.B.: 8-Stundentag, Feiertag, etc.)
    • Zeit- und Abwesenheits-Konten (z.B. Gleitzeit-Saldo, Urlaubskonto)
  • Automatische Berechnung jährlicher Urlaubsansprüche wahlweise auf Basis des Eintrittsdatums und der Betriebszugehörigkeit oder Kalenderjahr
  • Automatische Berechnung von Pausen auf Basis gesetzlicher Vorgaben
  • Planungsfunktionen
    • Urlaube und andere Abwesenheiten
    • Änderungen der Zeitmodelle in der Zukunft
    • Schichtplanung
    • Etc.
  • Rückrechnungsfunktionen
    • Neu-Berechnung auf Basis bestehender Zeit-Buchungen mit geänderten Zeitmodellen
  • Ausreichende Verfügbarkeit regelmäßiger Standard-Auswertungen (Monatsjournale, Urlaubslisten, etc..)
  • Option individuell gestalteter Auswertungen
  • Datenexport von Auswertungen in Microsoft Office Programme (Excel)
  • Import- und Export-Standard-Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Lohnabrechnung oder Personalverwaltung