Viele Faktoren bestimmen die Kosten einer Zeiterfassung. Im Folgenden finden Sie einen Überblick der wichtigsten Parameter.

Zeiterfassung: Lizenz-Kauf oder Nutzungsgebühr?

In jedem Unternehmen sollten vor der Anschaffung oder Ablöse eines Zeiterfassungssystems alle Kosten-Faktoren genau analysiert werden.

Tatsächlich werden für Zeiterfassung ständig neue Modelle für Lizenzierung und des Abrechnung angeboten. Deshalb fällt auch der Kosten-Vergleich zwischen einem klassischen Lizenz-Kauf und einer Zeiterfassung-Online-Lösung mit monatlichen Nutzungsgebühren sehr schwer (siehe dazu auch die verschiedenen Anbieter im Vergleich).

Welche Arten von Kosten sind mit der Zeiterfassung verbunden?

Folgende Arten von Kosten für Zeiterfassung können bei der Anschaffung und dem Betrieb eines leistungsfähigen Systems unterschieden werden:
  • Anschaffungskosten der Zeiterfassung-Software-Lizenz(en)
    • Basislizenzen
    • Zusatzfunktionen (Projektzeiten, Auftragszeiten, etc.)
    • Schnittstellen
    • Auswertungen
    • Planungsfunktionen
    • etc.
  • Anschaffungskosten für Hardware
    • Server, Clients, Workstations auf denen die Zeiterfassungs-Software installiert wird
    • Zeiterfassung-Terminal(s)s
    • Kosten für Infrastruktur der Terminals (Verkabelungen)
    • Identifikationsmedien (Ausweise / Chips)
  • Dienstleistungen des Systemlieferanten
    • Installation
    • Parametrierung / Customizing des Systems
    • Schulung & Beratung
  • Laufende Kosten
    • Software Wartung / Updates
    • Laufender Support für Anwenderberatung

Welche Faktoren bestimmen den Preis einer Zeiterfassung im Betrieb?

Die meisten Anbieter verknüpfen die Kosten der Lizenz oder der laufenden Nutzung mit der Anzahl der betroffenen Personen/Mitarbeiter.

Ein System für einen Betrieb mit 20 Mitarbeitern wird meist deutlich billiger sein als eines für 2.000 Mitarbeiter. Bei genauer Betrachtung wird man erkennen, dass die angebotenen Systeme auch funktional kaum zu vergleichen sind.

Erfassung von Arbeitszeiten, Lohnverrechnung & Planung

Welche Funktionen sind im Basispaket inkludiert?

Manche Anbieter skalieren Ihre Softwarelizenzen nicht nur nach der Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch nach Anwendungsfunktionen. So wird z.B. für die Aufbereitung der Daten für eine Lohnverrechnung eine gesonderte Lizenzgebühr verrechnet.

Auch Auswertungen oder bestimmte Planungsfunktionen werden oft mit zusätzlichen Lizenzgebühren berechnet. Das gleiche gilt für Schnittstellen zu anderen Systemen, wie z.B. eine Lohnverrechnung oder einem übergeordnetem Personalmanagement Programm.

Zeiterfassung: Total Cost of Ownership !

In jedem Fall sollte man sich bei der Entscheidung für eine Zeiterfassung Lösung nicht nur mit den Investitionskosten, sondern auch mit den laufenden Kosten des Betriebes auseinandersetzen.

Zeiterfassungssysteme haben in der Regel eine relativ lange Nutzungsdauer. Bei der Berechnung der Total Cost of Ownership sollte ein Zeitraum von zumindest 10 Jahren angenommen werden.

Unter diesem Aspekt erscheinen manche Zeiterfassungs-Angebote auf Basis einer monatlichen Nutzungsgebühr weniger kostengünstig als vermutet.

Auch das Thema der laufenden Beratung und die Update-Politik des Softwareanbieters müssen in den Gesamtkosten berücksichtigt werden.

Es gibt keine Standardformel für die Berechnung der tatsächlichen Kosten einer Zeiterfassung. Prüfen Sie rechtzeitig, welche notwendigen Leistungen im Lizenz- oder Nutzungsangebot des Lieferanten inkludiert sind!

Zeiterfassung ist eine Angelegenheit für Experten.

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