Obwohl Excel ein unwahrscheinlich mächtiges und ausgereiftes Programm ist, gibt es genug Gründe für den Einsatz einer professionellen Software für Zeiterfassung statt Excel.

Gründe für den Einsatz von professioneller Software Zeiterfassung statt Excel

Unternehmen oder Organisationen verfügen oft über ein erfahrenes Team von Mitarbeitern, die sich mit Office-Anwendungen - und hier vor allem Excel - sehr gut auskennen. Oft sind diese Mitarbeiter verleitet, das Thema Arbeitszeit-Erfassung durch eine Eigenentwicklung abzudecken. Grundsätzlich reicht für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten auch eine Excel-Tabelle. Es gibt zudem - teilweise sogar kostenfreie - Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung. Diese Vorlagen bestehen aber aus einer Vielzahl von Tabellenblättern, die natürlich jeweils für nur eine Person angelegt sind.

Excel-Vorlagen erlauben tatsächlich eine einfache und übersichtliche Erfassung und Aufzeichnung von Zeitmodellen.

In Kleinst-Unternehmen reichen diese auch meist aus, um den erforderlichen Nachweis gegenüber dem Arbeitsinspektorat zu erbringen. Excel bietet eine Vielzahl von einfach anzuwendenden Rechenfunktionen für die Ermittlung von Zeiteinheiten (Tage, Stunden, Minuten, etc.). Mit entsprechender Excel-Erfahrung lassen sich solche Vorlagen oder Entwicklungen auch für eine größere Zahl von Mitarbeitern einrichten. Die vielen Funktionen, die Excel für grafische Darstellungen und die Gestaltung von Tabellen ermöglicht, führen auch relativ schnell zu guter Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern. Schließlich wird Excel heute von fast jedem Computer-Anwender als vertrauenswürdige Anwendung akzeptiert.  

Software Zeiterfassung: mehr als Tabellen!

Die Grenzen einer Excel Anwendung für Zeiterfassung sind schnell erreicht.

Wer sich mit dem Thema Arbeitszeiterfassung ernsthaft auseinander gesetzt hat und vor allem den komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben für eine korrekte Zeiterfassung in Unternehmen gerecht werden will, erkennt schnell, dass Excel keine optimale Lösung darstellt! Hier wollen wir nur die wichtigsten Argumente für professionelle Software Zeiterfassung auflisten.  
  • Excel kann keine Relationale-Datenbank-Funktion ersetzen
Die Erfassung von Arbeitszeiten erfordert die Nutzung einer Relationalen Datenbank.
  • Die Zeiterfassung selbst kann nur mit Hilfe der manuellen Eingabe von Zeitwerten erfolgen.
  • Die Anbindung von externen Erfassungsgeräten (Terminals) erfordert auch das Knowhow der Datenkommunikation dieser Terminals.
Uns ist keine Excel Anwendung bekannt, die Online Daten aus Terminals importiert.
  • Excel ist keine Multitasking Anwendung und erlaubt keinen gleichzeitigen Zugang mehrerer User zu einer Tabelle.
  • Eine professionelle Arbeitszeiterfassung muss eine skalierbare Berechtigungsverwaltung erlauben.
Manche Personen benötigen Zugang zu den Zeitdaten (= entsprechende Tabellenblätter) bestimmter Mitarbeiter.
  • Excel erlaubt keine Dokumentation von Daten-Änderungen.
Wer hat wann, welche Daten eingegeben oder korrigiert? Welche Werte wurden überschrieben?
  • Arbeitszeiterfassung erfordert laufende Anpassungen an betriebliche Veränderungen (Arbeitszeitvereinbarungen, Urlaubsregelungen, etc.) und gesetzliche Vorgaben.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen (Personalverwaltung, Lohnverrechnung, Kunden-Daten, etc.) sind schwer zu realisieren.
Moderne Software zur Zeiterfassung stellt eine große Zahl an Standard-Schnittstellen bereit.   Software für Zeiterfassung ist heute in der Lage, eine Vielzahl betrieblicher Anwendungen zu unterstützen und stellt jedem Unternehmen weitreichende Funktionen zur Verfügung. Unter diesen Gesichtspunkten ist der Einsatz von Excel zur Zeiterfassung definitiv überholt! Bei der Suche nach der passenden Zeiterfassungssoftware für Ihren Betrieb sollten Sie sich in jedem Fall professionell beraten lassen. Nutzen Sie die Services von ZEIT+BDE CONSULT und nehmen Sie mit uns Kontakt auf!