Unabhängig von der jeweiligen Software, die für die Zeiterfassung in einem Unternehmen eingesetzt wird, werden bestimmte Begriffe verwendet, die sowohl für die Erfüllung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen als auch für die Definitionen der Bedürfnisse eines Unternehmens wesentliche Bedeutung haben.Im Folgenden finden Sie - in alphabetischer Reihenfolge- einige Begriffsdefinitionen der Zeiterfassung.
  • Arbeitszeit gemäß AZG ist dies jene Zeit, die ein Mitarbeiter zur Verrichtung der vereinbarten Arbeitsleistung dem Arbeitgeber zu Verfügung steht. Die muss nicht die Zeit sein, die ein Mitarbeiter am Dienstort verbringt. Arbeitszeit kann auch, wenn vereinbart an einem anderen Ort wie z.B. in der Wohnung des Mitarbeiters geleistet werden.
  • Abwesenheiten darunter werden Zeiten verstanden, die in einem Zeiterfassungssystem erfasst bzw. dokumentiert werden die ein Mitarbeiter nicht an seinem Dienstort verbringt. Das können sowohl Zeiten sein, die zur Arbeitszeit zählen (z.B. Dienstgang, Dienstreise) und entsprechen bezahlt werden, als auch andere Zeiten. Typische Abwesenheitsarten sind:- Urlaub - Krankenstand - Arztbesuch - Dienstreise - Heimarbeit - Pause - Etc.
  • Anwesenheitszeit das ist jene Zeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich am vereinbarten Dienstort verbringt. Die Anwesenheitszeit muss nicht zwangsläufig auch Arbeitszeit sein (z.B. Pausen).
  • Konto ähnlich einem Bankkonto oder einem Konto einer Finanzbuchhaltung werden in einem Konto eines Zeiterfassungssystems Zeiten „gesammelt“. Typische Konten der Zeiterfassung sind SALDO-Konten, also z.B. das Sammeln von + und - Stunden bei einer Gleitzeitvereinbarung oder das Urlaubskonto für die Verwaltung und Aufzeichnung der vereinbarten Urlaubstage.
  • Personalzeiterfassung im allgemeinen Sprachgebrauch gibt es unterschiedliche Begriffe für die Erfassung und Berechnung der betrieblichen Arbeitszeiten. Neben dem weit gefassten Begriff der Zeiterfassung werden auch Bezeichnungen wie Arbeitszeiterfassung, Anwesenheitszeiterfassung, Kommt-Geht-Zeiterfassung verwendet. In Softwareprogrammen für die Zeiterfassung gibt es meidt mehrere Module. Sehr oft wird daher der Begriff Personalzeiterfassung verwendet um die einzelnen Funktionsmodule des Systems zu differenzieren. Neben der Personalzeiterfassung gibt es dann auch andere Module, wie Auftragszeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zugangskontrolle, etc.
  • Schichtmodell bei Schichtmodellen werden Mitarbeitern in definierten Abständen unterschiedliche Wochenmodelle zugeordnet. Typische Schichtmodelle sind Kombinationen von Wochenmodellen mit unterschiedlichen Beginn-, und End-Zeiten, wie z.B. bei einem „Zweischichtbetrieb“: Wochenmodell1 (Frühschicht): 06:00 bis 14:30 und Wochenmodell2 (Spätschicht) 14:30 bis 23:00. Das Schichtmodell legt fest, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Wochenmodell arbeitet.
  • Tagesmodell In einem Tagesmodell wird festgelegt nach welchen Kriterien die erfasste Arbeitszeit/Anwesenheitszeit den definierten Zeitarten zugeordnet wird. Also z.B. wann bei Anwesenheit von mehr als 6 Stunden eine Pause eingerechnet wird, oder ab wann die Arbeitszeit als Überstunde definiert wird.
  • Wochenmodell das Wochenmodell ist die Kombination einzelner Tagesmodelle zu einer Arbeitswoche gemäß vertraglicher Vereinbarung. Im Normalfall werden für typische Arbeitsverträge Wochenmodelle definiert, die dann allen Mitarbeitern zugeordnet werden, die diesem Vertragsmodell unterliegen (z.B. 40 Stundenwoche, fixe Arbeitszeit Mo-Fr. 08:00 bis 16:30, tägliche Mittagspause 30 Minuten).
  • Zeitarten Eine wesentliche Aufgabe eines Zeiterfassungs-Systems ist es, die Zeiten, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen tätig ist auch qualitativ auszuwerten. Dafür müssen unterschiedliche Arten der Anwesenheit (und auch der Abwesenheit) definiert werden. In der Regel werden bei der Definition der Zeitarten auch die Begriffe des Arbeitszeitgesetzes verwendet und entsprechend umgesetzt. Typische Zeitarten sind:Normalarbeitszeit Das ist jene Zeit, die gemäß AZG pro Tag und Woche maximal geleistet werden darf (z.B. 8 Std pro Arbeitstag, 40 Stunden pro Woche) Mehrarbeit: Bei Mitarbeitern die eine Vereinbarung über weniger als 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche haben (also Teilzeitmitarbeiter oder Mitarbeiter, die einem Kollektivvertrag mit weniger als 40 Std. pro Woche unterliegen) ist dies die Differenz der vertraglich maximale vereinbarten Normalarbeitszeit und der höchst zulässigen Arbeitszeit gemäß AZG. Überstunden: Das ist jene Arbeitszeit, die gemäß AZG oder Kollektivvertrag über das Maß der vereinbarten Normalarbeitszeit hinaus geleistet wird. Überstunden werden abhängig von der Dauer und Uhrzeit mit Zuschlägen von 50% oder 100% bewertet, wobei im Sinne des Einkommensteuergesetzes auch zwischen steuerpflichtigen und steuerfreien Zuschlägen unterschieden wird. Pausen und Ruhezeiten: das sind jene Zeiten, die gesetzlich oder vertraglich die Arbeitszeiten unterbrechen. Nacht- und Schichtarbeitszeit Reisezeit Dienstgang Etc.