Die Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten in Bezug auf Aufträge ergibt nur dann Sinn, wenn die Auftragszeiterfassung als Zusatz zur Anwesenheitszeiterfassung implementiert wird.

Moderne Betriebsdatenerfassung & Auftragszeiterfassung

Im Bereich der Produktion und Fertigung wird die Erfassung von Arbeitszeiten mit der Zuordnung zu Produktionsaufträgen meist als Betriebsdatenerfassung (BDE) bezeichnet. Die BDE umfasst hier aber meist noch viel mehr Informationen als nur die Zuordnung der Arbeitszeiten zu Aufträgen. Eine moderne BDE inkludiert auch die Zuordnung der Arbeitszeiten zu einzelnen Tätigkeiten, Maschinen, Kostenstellen oder anderen Kriterien, die für die Kalkulation oder den Auftragsfortschritt aus betriebswirtschaftlicher Sicht relevant sind. Zusätzlich wird ein BDE System auch Mengen- und Qualitätsdaten verarbeiten müssen. Also z.B. den Verbrauch von Rohmaterial, den quantitativen Output eines Vorgangs (produzierte Teile) oder die Gründe für eine Unterbrechung oder Stillstand einer Maschine.

Erfolgreiche Zeiterfassung verknüpft Projekte, Aufträge und Arbeitszeiten

Immer häufiger wollen aber auch Betriebe und Organisationen, die sich nicht mit der Fertigung oder Produktion von Sachgütern beschäftigen, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter bestimmten internen oder externen Projekten oder Aufträgen zuordnen. Dafür werden in der Praxis die Begriffe der Auftragszeiterfassung und Projektzeiterfassung verwendet. Ein erfolgreiches System der Auftragszeiterfassung muss daher in der Lage sein, Arbeitszeiten einzelner Personen oder einzelner Gruppen von Personen bestimmten Kontierungen, einer Auftrags- oder Projektnummer zuzuordnen. Die Art und Weise der Zuordnung kann je nach Leistungsfähigkeit des Systems online, real time von jedem einzelnen Mitarbeiter auf einem entsprechenden Gerät (Terminal) oder einem PC oder Smartphone/Tablett gebucht werden. Optional können natürlich auch nachträglich die Arbeitszeiten in einer entsprechenden Maske oder Tabelle diesen Auftrags- oder Projektnummern zugeordnet werden (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/betriebsdatenerfassund-bde-und-zeiterfassung/). Unabhängig von der Erfassungsmethode wird die Auftragszeiterfassung nur dann Sinn geben, wenn im Zuge dieses Prozesses die gesamte Arbeitszeit aller betroffenen Mitarbeiter erfasst wird. Auftragszeiterfassung wird ja meist als Instrument der Kalkulation und des Controllings eingesetzt. Die Auftragszeiterfassung soll dem Unternehmer Daten dafür liefern, wie viel Arbeitszeit in einzelne Aufträge oder Projekte fließt. Dies kann als reine Nachkalkulation erfolgen. Nach Abschluss eines Auftrags wird also ermittelt, wie viele Arbeitsstunden und somit wie viel Lohn- und Gehaltskosten die Erfüllung des Auftrags verursacht hat.

Rückmeldesysteme & Projektfortschritt

In vielen Fällen soll die Auftragszeiterfassung aber auch den aktuellen Stand eines Auftrags hinsichtlich der geleisteten Arbeitszeiten ermitteln. Hier spricht man von sogenannten Rückmeldesystemen. Damit kann der Unternehmer rechtzeitig erkennen, ob das Projekt oder ein Auftrag mit den geplanten und kalkulierten Personalkosten auf Schiene liegt. Gerade im Dienstleistungsbereich ist der Aufwand an Mehr- oder Überstunden ein wesentlicher Kosten- und Kalkulationsfaktor. Diese Werte können nur dann ermittelt werden, wenn das System auch entsprechende Arbeitszeitmodelle hinterlegt hat aus denen die resultierenden Zeitarten (also z.B. Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstundenarbeit mit oder ohne Zuschlag, etc.) berechnet werden können. Dies ist eine besonders wichtige Funktion der sogenannten Arbeitszeiterfassung. Auftragszeiterfassung dient auch der Überprüfung der Effizienz des eingesetzten Personals. Dies setzt allerdings voraus, dass die Anwesenheitszeiten auch ohne Zuordnung zu Aufträgen oder Projekten erfasst und ausgewertet werden. So kann bei jedem Mitarbeiter ein Produktivitätsfaktor ermittelt werden (= wie viel Prozent der Anwesenheitszeit wird für Erfüllung von Aufträgen/Projekten aufgewendet und wie viel Prozent der Arbeitszeit wird nicht produktiven Tätigkeiten zugeordnet?). Wer Auftragszeiterfassung als Controlling Instrument einsetzen möchte ist gut beraten, die Auftragszeiterfassung als Zusatz zur Arbeitszeiterfassung zu implementieren!