Arbeitszeiten erfassen ist nur eine von vielen Funktionen der Zeiterfassung. In den meisten Unternehmen ist sie aber nach wie vor die wichtigste.

Arbeitszeiten erfassen als Teil der Zeiterfassung

Zeiterfassung ist heute natürlich mehr als die gute alte Stempeluhr. Ein modernes Zeiterfassungssystem besteht aus unterschiedlichen Modulen, Datenbanken und Hard- und Softwarekomponenten. Für die Erfassung von Arbeitszeiten gibt es hier die unterschiedlichsten Optionen und Möglichkeiten.

Die gängigste Art und Weise um Arbeitszeit zu erfassen ist natürlich der Einsatz eines Zeiterfassungs-Terminals. Aber auch davon gibt es zahlreiche verschiedene Typen. In manch einem Unternehmen genügt es, wenn die Mitarbeiter an einem einfachen Gerät ihre jeweiligen Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeit - also das Kommen und Gehen - erfassen. Dafür können einfache Lesegeräte eingesetzt werden, welche über das lokale Netzwerk des Unternehmens mit einer entsprechenden Software verbunden sind.

Einfache Zeiterfassung: Kommen & Gehen

Durch das Präsentieren eines elektronischen Ausweises oder Chips wird immer der genaue Zeitpunkt erfasst. Natürlich muss hinter der sekundengenauen Uhrzeit auch ein Datum stehen. Daher sollte das Erfassungsgerät selbst bei Stromausfall oder fehlender Netzwerk-Verbindung in der Lage sein, Uhrzeit und Datum der Buchung korrekt zu speichern. Voraussetzung für diese einfache Form der Zeiterfassung ist natürlich, dass jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbst erfasst (also "stempelt"). Dafür werden oft Drehkreuze im Eingangsbereich des Arbeitsplatzes genutzt, die oft auch die Funktion der Zugangskontrolle erfüllen.

Arbeitszeiten im Außendienst erfassen

Meist reicht aber die Erfassung der täglichen Arbeits-Beginn- und -Endzeiten für eine genaue Zeiterfassung nicht aus. Gerade bei Mitarbeitern mit häufiger Außendienst-Tätigkeit wird es notwendig sein, auf dem Erfassungsgerät zusätzliche Informationen für das Zeiterfassungssystem einzugeben. Verlässt ein Mitarbeiter den Arbeitsplatz, z.B. um einen Kundenbesuch oder eine andere Form dienstlicher Abwesenheit anzutreten, wird das Zeiterfassungssystem diese Information benötigen, da ja sonst für diesen Mitarbeiter die Arbeitszeit beim Verlassen der Arbeitsplatzes enden würde. Ähnliches gilt natürlich für den Fall, dass ein Mitarbeiter nach frühem Außendienst erst am Nachmittag seinen eigentlichen Arbeitsplatz einnimmt.

Zeiterfassungsterminal: Kartenleser, Touchscreen & Webterminals

Auf dem Markt findet sich heute auch eine sehr große Zahl von Zeiterfassungs-Terminals mit unterschiedlichem Funktionsumfang. wenn Sollen die Arbeitszeiten auch bestimmten Tätigkeiten, Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden, berührt man bald den komplexen Bereich der Betriebsdatenerfassung (BDE). Moderne Zeiterfassungsterminals verfügen daher neben dem reinen Kartenleser meist auch über ein Display, zusätzliche Funktionsknöpfe oder sogar einen entsprechenden Touchscreen (siehe z.B. Zeiterfassungsterminal der Firma Gecosoft) Ob für das Arbeitszeiten erfassen unbedingt ein Terminal erforderlich ist, hängt von vielen Faktoren ab (siehe dazu auch: https://www.zeiterfassung-bde.at/benoetingt-eine-zeiterfassung-terminals/). Jedenfalls haben heute fast alle Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen auch Module und APPs im Programm, welche ein Erfassen der Arbeitszeiten ohne Terminal ermöglichen. Dazu zählen die unterschiedlichsten Formen von sogenannten WEB-Terminals. Für ihren Einsatz wird in den meisten Fällen nur ein Internetbrowser benötigt:  

Zeiterfassung per App: alle Funktionen auf Smartphone, Tablet & Co!

Um Arbeitszeiten zu erfassen werden neben Web-Terminals immer häufiger auch APPs verwendet. Diese ermöglichen im Wesentlichen die Realisierung aller Funktionen eines Terminals oder Web-Terminals auf dem Smartphone oder Tablett.

Kann Zeiterfassung auch ohne Erfassung der Arbeitszeiten funktionieren?

Manche Betriebe nutzen Zeiterfassungsprogramme, die auf das eigentliche Erfassen der täglichen Kommt- und Geht-Buchungen verzichten. Hier müssen nur die täglichen Sollzeiten in einem entsprechenden Arbeitszeitmodell vorgegeben werden. Solange es keine manuellen Korrekturen oder die Dokumentation von Abwesenheiten, wie Urlaub oder Krankheit gibt, werden die Sollzeiten automatisch als tatsächliche Arbeitszeiten übernommen.

Arbeitsrechtlich begibt man sich hier allerdings in eine Grauzone. Ob solche Anwendungen die gesetzlichen Vorgaben für das Aufzeichnen der Arbeitsstunden der Mitarbeiter erfüllen, hängt auch von den jeweiligen Dienstverträgen oder Betriebsvereinbarungen ab.